Assistant de la Gestion Administrative - Mairie de Buzancais H/F - Communes

Poste à temps complet placé sur la direction de la responsable finances et administration générale

ACCUEIL /SERVICE A LA PERSONNE
-passeports et CNI : demande et restitution des titres
-accueil physique et standard téléphonique : roulement avec les agents du pôle accueil pour les fermetures plus tardives des mardi et jeudi
-gestion du kiosque famille

FINANCES
-facturation prestations services à la personne

SECRETARIAT
-secrétariat de Monsieur le Maire
-secrétariat de la responsable administration générale : courriers, télétransmission des actes en préfecture, power point du CM, CR du CM
-tenue du registre des actes : décisions et délibérations

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
Sous la responsabilité de la responsable du service des finances
Pas d'encadrement
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Relations au sein du personnel communal et des élus
- Elus pour renseignements et signature des courriers et documents comptables
- DGS
- Elus et collègues pour tous problèmes informatiques
- Relations extérieures au personnel communal et aux élus
- Les usagers
- Les administrations et assimilées
- Les prestataires de service

Missions / conditions d'exercice :
ACTIVITES ET TACHES DU POSTE
Kiosque Famille :
- Gestion administrative du Kiosque et régie
- Facturation et recouvrement repas cantine
- Répondre aux demandes des familles
- Secrétariat
Comptabilité recettes de la Commune
-Facturation des titres de recettes de la Commune :
frais mensuels :garderie Multi Accueil, repas domicile et autres
frais annuels : cotisations école de musique
Polyvalence administrative :
-Gestion des archives en binôme
-Tâches de secrétariat (commission des impôts et autres), d'accueil et de standard en binôme avec l'agent en poste
-Tenue du registre des notes de service, des registres des actes municipaux
-Mise à jour du listing des numéros internes de la Mairie, des astreintes des élus....
- Participation administrative au recensement de la population

COMPETENCES REQUISES
- COMPETENCES ET SAVOIRS TECHNIQUES NECESSAIRES
- Maitrise de la comptabilité et logiciel de facturation
- Maîtrise des techniques de communication et des règles d'expression écrite et orale de qualité
- Maîtrise des logiciels bureautiques et les progiciels de facturation
- Techniques d'accueil et de communication avec les usagers (écoute, reformulation, attitude positive, recherche de
solution)
- COMPETENCES QUALITES PERSONNELLES NECESSAIRES
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Capacité d'anticipation
- Capacité relationnelle (avec des publics variés)
- Esprit d'équipe
- Initiative
- Rigueur
- Expression claire
- Aptitude à la polyvalence
- Capacité d'organisation personnelle et d'adaptation
- Capacité à gérer des usagers en situation difficile en restant garant de l'image de la collectivité