Assistante - Île-De-France Mobilités H/F - Etablissements publics locaux

L'Assistant-e manager recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l'organisation du travail du manager et de son équipe. Le Département TSA disposera, après ce recrutement, de deux assistant(e)s.

A ce titre, il-elle assure :

- L'assistanat physique, téléphonique et par courriel,
- La gestion de l'agenda des cadres,
- L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
- Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs
- Le classement et l'archivage de dossiers,
- L'animation pour le département de la GED : gestion des droits, archivage, organisation des dossiers
- La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers.
- Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions (notamment de délégation de compétence)
- L'intérim d'un-e autre assistant de la Direction Mobilité de Surfaces durant ses absences (traitement des tâches les plus urgentes (courriers, agendas ...))
- Suivi des dossiers du département soumis au Conseil d'Administration, en lien avec le Secrétariat du Conseil (y compris transmission au contrôle de légalité)
- Organisation des réunions du département et des réunions des cadres du département
- Suivi des tableaux d'activité en lien avec les chefs de pôle

Il-elle prend part au réseau des assistant-e-s de l'établissement.

Personnes affectées à l'offre

Connaissances mobilisées :

*Techniques de secrétariat,
*Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
*Bonne connaissance des procédures administratives,
*Bonne connaissance des procédures comptables et budgétaires
*Connaissance de l'environnement public,
*Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
*Classement et archivage,
*Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
*Notions d'organisation et de gestion du temps.

Compétences requises :

*Organiser, gérer, anticiper,
*Evaluer des informations,
*Communiquer à l'oral et à l'écrit,
*S'adapter au changement,
*Faire preuve de fiabilité,
*Rendre compte,
*Faire preuve de réactivité,
*Garantir la confidentialité,
*Travailler en réseau.

Expérience :

Confirmée sur des fonctions d'assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée