Gestionnaire Administrative - Services Techniques - Mairie de Ris-Orangis H/F - Communes

Gestion du personnel
- Assurer la coordination de l'équipe administrative, veiller à son bon fonctionnement et son opérationnalité
- Garantir la gestion RH du CTM : congés, absences, maladies, astreintes, éléments de paie, suivi des formations et habilitations obligatoires...

Secrétariat
- Suivre les dossiers administratifs de la Direction et assister les responsables de secteur (pôles ressources, patrimoine, domaine public...) dans la gestion administrative des dossiers
- Garantir le suivi et le traitement des courriers : gérer les courriers entrants et sortants, et s'assurer de la suite donnée à ces derniers
- Garantir le suivi et le traitement des mails : gérer les mails entrants et sortants (boîte mail générique), et s'assurer de la suite donnée à ces derniers
- Garantir la centralisation des demandes d'intervention dans l'outil de gestion ATAL
- Assurer la transversalité administrative avec le secrétariat général, les services urbanisme, aménagement, communication, cabinet du Maire et autres services de la Collectivité
- Mettre en oeuvre une arborescence informatique rationalisée et fonctionnelle des Services Techniques
- Mettre en place une gestion centralisée des demandes d'interventions, DT-DICT, arrêtés, avis sur PC, etc... et toute autre demande
- Assurer la gestion et le suivi des contrats : tenir un inventaire, vérifier la durée de validité et alerter la Direction et les responsables de secteur
- Gestion des dossiers de sinistre : montage des dossiers de déclaration en lien avec le service juridique et les techniciens
- Veiller à la rédaction des documents règlementaires comme les arrêtés (maintenance, domaine public, DICT, DT) et autorisations diverses de voirie...
- Rédaction de courriers, comptes-rendus, notes de synthèse...
- Centraliser les projets de délibérations, conventions, etc. des différents services de la Direction des Services techniques
- Participer activement à la mise en place d'une veille juridique au sein du Centre Technique municipal,
- Organiser, gérer et suivre les agendas des responsables de services
- Monter les réunions et assurer l'ensemble de la logistique : prise de rdv, communication de l'ordre du jour, constitution des fonds de dossiers, diffusion des comptes rendus, réservation de salle, de matériel, ...)
- Mettre en place des modes de classement et gérer l'archivage.

Accueil et information
Assurer un accueil téléphonique et physique, prendre et transmettre les messages, informer et orienter les usagers, les entreprises et les partenaires professionnels (écoles, etc...)

...et toutes les activités afférentes au poste.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o091260304000631-gestionnaire-administrative-services-techniques?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Compétences
Ensemble de savoirs (connaissances) et de savoir faire (pratiques) et de savoir-être (comportements relationnels)

Savoir-faire
La technicité pour tenir ce poste être capable de... Savoirs
Spécialité à maîtriser (culture générale et techniques liées au poste)

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Respecter les délais de transmission de documents.
- Maîtriser les logiciels Word, Excel, Power Point et ATAL (tableaux de bords - outils de planification)
- Appréhender le caractère d'urgence des informations.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du secteur.
- Communiquer à l'oral et à l'écrit - Posséder une bonne aisance orale et écrite, connaître les principes rédactionnels d'une administration ;
Connaître les grandes règles administratives (hiérarchie).
- Posséder les techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de classement et d'archivage ;
- Connaître le fonctionnement, les circuits et procédures administratives de la Collectivité, ses instances de décision ;
- Démontrer une capacité à s'organiser et à gérer son temps de travail ;

Savoir être
Qualités nécessaires pour exercer les missions avec performance
Bonnes capacités rédactionnelles
Excellent relationnel et sens du service public
Très bonne capacité à s'adapter
Aptitude au travail transversal et en équipe
Capacité d'écoute et de synthèse - Autonomie - Réactivité - Rigueur - Discrétion -