Assistant de Direction H/F - Gca Mayotte

Assistant(e) de direction H/F:

Poste basé à MAYOTTE (MAMOUDZOU- ZONE NEL)
Prise de fonction : Immédiate
Statut Etam- Rémunération : 2900 à 3100 € (13 mois)
Durée hebdo : 39h

GCA, forte de plus de 45 collaborateurs, acteur majeur des métiers de la climatisation, de la ventilation, de la plomberie et de l'installation de cuisines professionnelles, poursuit son développement à Mayotte.
Nous recherchons notre future assistant(e) de direction. Sous la responsabilité du Directeur, vous êtes garant du bon fonctionnement du secrétariat et êtes en relation directe avec les prestataires de l'entreprise. Evoluant au coeur de l'activité opérationnelle, vous savez vous rendre disponible lorsque les priorités l'exigent, avez une bonne capacité d'adaptation ainsi qu'un sens de l'organisation permettant de gérer plusieurs sujets en parallèle.

L'entreprise déploie actuellement un nouveau logiciel de gestion dédié au secteur du BTP (OPTIM BTP). Dans ce contexte, vous jouerez un rôle clé dans l'appropriation de cet outil et dans l'accompagnement des équipes. Une bonne aisance avec les outils informatiques est donc essentielle, tant pour participer activement au déploiement que pour faciliter la prise en main par les collaborateurs.

1. Relations internes & externes : Accueil et communication avec les partenaires, Transmission de documents et informations

2. Gestion administrative de l'entreprise : Tenue et mise à jour de documents

3. Gestion administrative des chantiers et des contrats de maintenance : Interface quotidienne avec les Chargés d'Affaires et les conducteurs de travaux, suivi des dossiers travaux (Acte d'engagement, Contrat de sous-traitance, DC4, avenants, comptes prorata), rédaction et mise en forme de documents (Courriers, contrat des sous-traitance, DC4), suivi des contrats de maintenances.

4. Facturation et suivi financier : Élaboration, saisie et suivis des situations de travaux (clients publics et privés), facturation, transmission et/ou dépôt sur les différentes plateformes, réception, contrôle et transmission des factures fournisseurs au service comptabilité, mise à jour des tableaux de suivis financiers.

5. Recouvrement et relances clients : Suivi des règlements, gestion des litiges administratifs (PV de réception, révision de prix, retenues de garantie.), mise à jour des états de recouvrement.

6. Appels d'offres - Marchés publics & privés : Analyse des pièces écrites et administratives (CCAP, RC.) , préparation et montage complet du dossier de candidature, préparation complète du dossier d'offre, en collaboration avec le service étude, gestion des plateformes de marchés publics, suivi des délais, conformité documentaire et envoi dans les temps impartis.

Profil recherché :
Bac +2 exigé (BTS, DUT GEA, domaine gestion, comptabilité, administration)
Bac +3 apprécié (Licence pro)

Expérience exigée de 2 à 5 ans sur un poste similaire. Une expérience dans un environnement technique, opérationnel ou BTP sera un atout apprécié.

Compétences techniques :
Maîtrise parfaite du pack Office exigée, en particulier WORD et EXCEL ;
Connaissance du logiciel OPTIM BTP appréciée ;
Connaissances et bases de comptabilité souhaitées ;
La connaissance du secteur du BTP serait un plus

Compétences relationnelles et organisationnelles :
Excellent rédactionnel ;
Très bon relationnel, sens du service ;
Rigueur, autonomie, organisation et gestion des priorités ;
Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ;
Curiosité et esprit de synthèse ;
Sens aigu du travail bien fait

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).