Gestionnaire Administratif des Formations - Campus de Cluny H/F - Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)

Au sein de la Direction des formations, composée de 4 personnes et placé sous la responsabilité de la responsable de service de gestion des formations, le/la gestionnaire administratif des formations H/F intervient principalement auprès des étudiants et enseignants.Missions

Les missions consistent à réaliser les inscriptions administratives, assurer la gestion des étudiants durant leur cursus, et assurer l'accueil et information aux personnels et usagers de la structure.

La/le Gestionnaire administratif des formations a pour mission de garantir le bon déroulé logistique, administratif et relationnel de la scolarité de l'étudiant : de son inscription jusqu'à sa diplomation, dans le respect du Règlement pédagogique et des règles du service.

Activités

A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes (12 max) :

- Assurer l'inscription et le suivi des inscriptions aux différentes formations.
- Gérer les bourses (CROUS et autres)
- Réaliser l'accueil physique, téléphonique et par mail des étudiants, des intervenants permanents et vacataires...
- Contrôler les absences et les justificatifs des étudiants/stagiaires.
- Réaliser des opérations courantes de gestion administrative des formations.
- Saisir, éditer et gérer les Conventions de stage.
- Organiser et réserver les salles de l'établissement tout au long de l'année (enseignements, réunion de travail, etc.).
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service de la scolarité.
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative des formations à travers la maitrise du SI concerné.
- Alimenter les tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Assurer le soutien logistique de l'activité d'un service et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Participer aux manifestations pour la promotion de l'école : remise de diplôme, journée portes ouvertes de l'école...

Profil souhaité / Compétences requises

Ce poste est fait pour vous si:

Savoirs

- Connaissance générale de la gestion administrative des formations ;
- Connaissance de l'enseignement supérieur ;
- Connaissance de la réglementation et des procédures relatives aux questions de scolarité ;
- Connaissance de logiciels de scolarité (AURION ou équivalent).

Savoir-faire opérationnel

- Maitriser les Outils bureautiques
- Maitriser la rédaction administrative
- Travailler en équipe
- Appliquer les normes, procédures et règles
- Savoir planifier et respecter des délais
- Savoir identifier les anomalies et alerter sa hiérarchie
- Savoir rendre compte de son activité

Savoir être

Le (la) candidat(e) devra faire preuve des qualités suivantes:

- Capacité d'adaptation et d'organisation
- Savoir gérer l'imprévu et le stress occasionné par certaines situations
- Réactivité et disponibilité
- Faire preuve de rigueur et de méthodologie
- Avoir le sens du contact et du dialogue
- Discrétion et confidentialité

Types d'expériences requises : Débutant accepté

Langue(s) parlé(es) souhaité(es) : anglais

Niveau d'études : Bac +2