Assistant de Direction Générale H/F - Seqens

Seqens est un acteur global du logement en Ile-de-France et la première Société à mission du groupe Action Logement.

Avec un parc de 108 000 logements, Seqens s'illustre par un maillage territorial fort : notre patrimoine est présent dans plus de 342 communes franciliennes.

Être Société à mission, c'est poursuivre des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux ambitieux, inscrits dans les Statuts de l'entreprise.

Notre raison d'être : « Donner à chacun sa chance en innovant pour l'habitat ».Rattaché à la Directrice générale de Seqens, vous l'assistez et l'accompagnez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement du service. Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions :

Assistanat de la direction générale :

- Vous gérez et rationalisez l'agenda de la Directrice générale ;

- Vous organisez les déplacements, avec une attention particulière aux aspects logistiques ;

- Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique ;

- Vous participez aux réunions et rédigez des comptes-rendus ;

- Vous préparez des courriers, notes et documents, à la signature de la Directrice générale ;

- Vous assurez le reporting à votre hiérarchie.

Contribution au fonctionnement de la direction générale, en lien étroit avec le Directeur des relations institutionnelles et affaires générales et la direction de la communication :

- Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant ;

- Vous prenez en charge le classement et l'archivage des documents dans les outils informatiques de l'entreprise (Teams, réseau partagé...) ;

- Vous assurez la mise à jour des bases de données (contacts...) ;

- Vous assurez le suivi du calendrier et alertez la Directrice générale sur les échéances à venir ;

- Vous accompagnez la direction de la communication dans la préparation d'événements internes (séminaires, journées métiers...) ou externes (participation de l'équipe de direction au congrès HLM annuel notamment) ;

- Vous formulez toute proposition visant à améliorer les outils et procédures de travail.

Prise en charge des dossiers spécifiques :

- Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs...) ;

- Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations ;

- Vous assurez le suivi des dépenses et du budget de la direction générale dans les outils dédiés ainsi que la préparation mensuelle des notes de frais.

Coordination, information :

- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses ;

- Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services.

- Afin de faciliter la continuité d'activité, vous travaillez en binôme avec l'assistante de la Secrétaire générale.

Formation / expérience : de formation Bac +2/3 (BTS, DUT...), gestion, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d'au moins 7/8 ans d'expérience réussie dans l'assistanat de direction.

Compétences / Qualités recherchées :

Vous présentez un excellent relationnel, une réelle capacité à travailler en équipe avec des équipes pluridisciplinaires (contrôle de gestion, moyens généraux, juridique, fournisseurs...) et sur plusieurs sujets en parallèle ainsi qu'une très bonne intelligence relationnelle et une grande capacité d'adaptation.

Vous savez exercer vos missions en respectant la confidentialité et la discrétion. Vous faites preuve de réactivité, de rigueur, d'esprit d'initiative, d'une très bonne organisation et autonomie.

Compétences rédactionnelles indispensables et haut niveau de maîtrise des outils informatiques (Word, PowerPoint, Excel, Teams).

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