Assistant de Direction H/F - Service Public

Activités principales notamment :
- secrétariat particulier de la directrice départementale et des deux directrices départementales adjointes;
- gestion des agendas, des déplacements et réunions de l'équipe de direction;
- constitution de fonds de dossiers, classement et archivage des documents de la Direction, rédaction des projets de courriers et des comptes-rendus des réunions de direction, comptes-rendus des bilatérales, suivi des affaires réservées, traitement de texte et mise en forme de documents, contrôle des parapheurs avant et après signature;
- gestion du courrier postal, des boîtes institutionnelles de la direction et assurer la transmission aux chefs de service, gestion des réservations du matériel informatique;
- transmission au secrétariat général commun des documents relatifs aux ressources humaines pour suivi en lien étroit avec l'adjoint de direction;
- contribuer aux travaux de communication de la DDETS en lien avec le service communication de la Préfecture, mise à jour des organigrammes et de l'annuaire téléphonique;
- revue de presse locale;
- relations avec la référente de proximité de la DDETS auprès du SGCD.

Partenaires institutionnels : la préfecture, les services déconcentrés de l'Etat en département et au niveau régional, les collectivités locales, les structures associatives et l'ensemble des partenaires de la DDETS.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services de la direction ( M)
-Techniques administratives et bureautiques (M)

Savoir-être :

- Etre rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative ***
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue ***
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation ***
- Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse **
- Savoir faire preuve de discrétion **

Savoir-faire :

- Prendre des notes M
- Maîtriser les techniques de bureautique et d'informatique courante, mise en forme de documents M