Secrétaire - Conseil Departemental de l'Yonne H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité du responsable de l'unité territoriale des infrastructures de Sens, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et entreprises. Vous renseignez, orientez et facilitez les démarches des interlocuteurs dans le respect des procédures en vigueur. Vous réalisez le traitement administratif des dossiers, en assurant leur enregistrement, leur suivi et leur classement. Vous participez à la gestion du courrier et à la mise à jour des outils de suivi. Vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l'unité et à la qualité du service public rendu.

Accueillir, réceptionner et orienter les appels téléphoniques ainsi que les messages de la boîte mail générique du service. Assurer le traitement, le suivi et la gestion des courriers entrants et sortants dans le respect des délais impartis. Rédiger, mettre en forme et expédier les courriers, notes, procès-verbaux, arrêtés et autres documents administratifs. Assurer le suivi administratif des bons de commande (engagement, signature, service fait). Organiser le classement et l'archivage des documents, sous format papier et numérique. Préparer et organiser matériellement les réunions, en assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus. Gérer les fournitures et le matériel de bureau nécessaires au bon fonctionnement du service. Assurer le suivi des dossiers relatifs aux dommages causés au domaine public et aux préjudices subis par les usagers. Suivre les documents et éléments liés à la gestion du personnel en lien avec le service des ressources humaines.

Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que les logiciels métier spécifiques tels que le parapheur électronique ou ASTRE. Vous disposez de solides connaissances administratives et comprenez l'organisation ainsi que les missions du service. Organisé et méthodique, vous savez prioriser vos tâches et gérer les échéances. Vous faites preuve de capacités d'analyse et de synthèse, de qualités rédactionnelles reconnues et d'un bon niveau d'orthographe. Vous êtes en mesure d'accueillir, filtrer et orienter efficacement les appels téléphoniques et les demandes du public. Titulaire d'un Baccalauréat Professionnel Secrétariat, vous justifiez idéalement d'une bonne connaissance du secteur d'activité, constituant un atout supplémentaire pour la prise de poste.