Assistant de Direction - le Blanc-Mesnil H/F - Communes

Contribuer à la réalisation des interventions des services sur l'ensemble de la ville

- Assurer la gestion administrative de l'activité de la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique pour la direction et du service bâtiments
- Réceptionner traiter et diffuser de l'information
- Effectuer divers travaux bureautiques
- Relancer les demandes de devis
- Assurer la gestion des bons de commande
- Assurer le suivi de la bonne exécution des marchés publics de la direction
- Faire les courriers de litige lors des mises en demeure des entreprises
- Gérer et suivre du courrier (correspondance, notes et mails) de la direction
- Planifier des réunions et effectuer le suivi de l'agenda de la direction
- Trier, classer et archiver des documents
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives
- Assister la direction dans la passation des marchés publics à procédure adaptée (mise en forme des dossiers de consultation, suivi de la procédure, élaboration des courriers de notifications, non retenus, négociations...)
- Accès aux mails du directeur et du chef de service
- Suivre les travaux entreprises de l'accord cadre du bâtiment
- Gérer les plannings d'intervention
- Procéder à l'élaboration de bilans
- Gérer l'activité du service bâtiment sur ASTECH

* Savoirs
- Connaître l'organisation et des activités des services municipaux
- Connaître les statuts de la fonction publique territoriale
- Maitriser les techniques de secrétariat
- Maitriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

* Savoir faire
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents
- Maitriser les outils bureautiques
- Connaître le code de la commande publique
- Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir gérer les aléas, parfois simultanés
- Capacité d'accueil

* Savoir être
- Autonomie
- Rigueur
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
- Discrétion
- Devoir de réserve