Adjoint Administratif en Unité Éducative H/F - Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-GRAND EST

Composition et effectifs du service :

L'équipe est composée de 7 personnels : 1 responsable d'unité, 5 éducateurs, 1 adjoint administratif. L'UEAJ prend en charge une vingtaine de jeunes adolescents.

Votre hiérarchie :

- N+1 : le/la responsable d'unité éducative
- N+2 : le/la directeur(rice) de service

Vos interlocuteurs métiers :

Responsable d'unité et équipe éducative ; les adolescents pris en charge par l'unité ; fournisseurs ; partenaires de l'unité ; gestionnaires en direction territoriale et direction interrégionale.En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires

- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires

- Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat

- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi

- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles

- Créer les dossiers jeunes

- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers

- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité

Gestion des aspects logistiques de l'unité

- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE

- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative

- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement

- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique

- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

- Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Offres de formation associées à votre prise de poste :Chorus/Parcours

Connaissances

- Techniques de secrétariat
- Outils bureautiques
- Applications métiers (Parcours, Chorus)

Savoir-faire

- Travailler en équipe
- Accueillir
- Maîtriser les délais
- Mettre en forme un document
- Archiver

Savoir-être

- Sens des relations humaines
- Faire preuve de discrétion
- Être réactif
- Sens de l'organisation