Secretaire H/F - les Pastoureaux

Vous aimez la polyvalence de votre métier et souhaitez contribuer au bien être et confort de nos résidents/patients Vous êtes au bon
endroit. Au sein de la résidence Les Pastoureaux nous recherchons avant tout des personnes engagées et enthousiastes pour rejoindre nos équipes et exercer à nos côtés une mission porteuse de sens.
VOS ATOUTS POUR RÉUSSIR: Votre polyvalence, Votre conscience professionnelle, Votre sens de l'organisation, Votre capacité à vous adapter aux situations d'urgences liées au fonctionnement de l'établissement; L'Esprit d'équipe; La Soif d'apprendre
Activités principales ( listes non exhaustives): Gestion des appels téléphoniques,-->Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes, --> Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires, --> Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation etc.
--> Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
Accueil physique: -->Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes
pratiques; --> Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies.; Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction; --> Remettre le livret d'accueil au résident; --> Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
Gestion des dossiers administratifs des résidents: --> Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents; --> Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents; -->Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne,
pédicure, repas accompagnants,. --> Assurer les encaissements et les remises bancaires; --> Suivre les impayés et les contentieux
Activités administratives: --> Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus; --> Assurer la gestion de la « boutique »; --> Assurer le suivi des commandes de repas du personnel; --> Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks; --> Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Facturation une fois par semaine; --> Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la résidence comme pour les résidents; -->Classer les copies des courriers. Ranger les archives
--> Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques
Gestion administrative du personnel: --> Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs; --> Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé), -->Effectuer les déclarations uniques d'embauche; --> Tenir à jour le dossier du salarié; --> Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »; -->Organiser et suivre les visites médicales des salariés

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Développer et fidéliser la relation client,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.