Assistant de Direction H/F - Service Public

La direction du service de la formation est constituée de pôle(s) :

- territoriaux de formation (9) situés en inter régions

- interventions éducatives, situé en site central (Roubaix)

- gouvernance, situé en site central (Roubaix).

Vous serez placé(e) sous l'autorité de la directrice générale de l'ENPJJ

La Direction générale est composée d'une directrice générale, d'un directeur adjoint, une cheffe de cabinet et des 5 chargé(e)s de missionEn tant qu'assistant(e) de direction au sein de la Direction générale, vous assurez le secrétariat de la direction, participer à la gestion de l'ENPJJ et assurer la mise en oeuvre administratives, et logistique des formations et journées d'études pilotées par un membre de la direction générale. Vos missions principales:

· Accueil physique et téléphonique, traitement du courrier, archivage.

· Gérer les aspects logistiques de la direction générale en lien avec le secrétariat général

· Enregistrement et distribution du courrier départ et arrivée

· Tenue des agendas et plannings

· Gestion administrative des formations : constitution des dossiers, réservation des salles, convocations, attestations de stage, suivi des présences...

· Planifier et organiser les réunions de la direction générale

· Préparer les aspects administratifs, financiers et logistiques des évènements, des séminaires et instances organisées par la Direction générale

· Rédiger et diffuser les comptes rendus de CODIR et du COLDIR

· Collecter et renseigner des tableaux de suivi de commande et assurer les relances

· Préparer les fonds de dossier pour la direction générale

· Assurer la gestion administrative du processus de sélection des candidatures du Cycle Interinstitutions de Management Supérieur des Services Publics (en lien avec la direction du service de la formation) : diffuser des informations relatives à l'appel à candidature, collecter les candidatures, transmettre pour validation à la DPJJ les dossiers candidatures retenus par la direction générale et envoyer les courriers de réponses positives ou négatives aux candidats

Connaisances

- Techniques de secrétariat
- Environnement administratif et institutionnel
- Techniques de classement et d'archivage
- Applications métiers (Harmonie, Chorus)
- Chartes graphiques

Savoir-faire

- travailler en équipe et en transversalité
- Maîtriser les délais
- Rédiger

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines
- Être réactif
- Faire preuve de discrétion
- Être rigoureux