Assistant de Direction - Cias de la Vallée du Gapeau H/F - Structures de coopération territoriale

Participer à la coordination et la gestion de la résidence autonomie en assistant la Direction dans ses activités quotidiennes.

Assister et seconder la Direction dans certaines tâches administratives
Participer au suivi du budget
Assurer le suivi de l'activité hébergement
Renseigner les tableaux de bords (EPRD, ERRD, ANAP...)
Tenir tous les tableaux de bords nécessaires à la gestion de l'établissement
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
Accueillir les résidents, les familles et le public
Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages
Ecouter, orienter et renseigner de façon correcte
Distribuer le courrier aux résidents
Réaliser les visites de préadmission
Assurer la gestion administrative de l'établissement
Traiter, diffuser l'information : enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier
Constituer les dossiers des résidents et de prise en charge et procéder à leur mise à jour
Suivre les dossiers sur logiciels spécialisés ou tableurs
Assurer la facturation hébergement
Transmettre les éléments de facturation au service du CIAS
Gérer l'archivage et le classement
Assurer le suivi des commandes en lien avec le service finance du CIAS
Transmettre les documents au Trésor Public et aux différents partenaires (CDF, CPAM, CAF..) et assure un échange régulier

Savoirs :
Statut de la fonction publique territoriale
Droits et devoirs du Fonctionnaire
Notion de psychosociologie du public accueilli
Obligations, documents et outils de la loi 2002
Techniques d'Accueil physique et téléphonique
Techniques et outils de communication
Conception et Organisation des projets
Règles rédactionnelles administratives
Procédures de transmission des demandes
Cadre règlementaire des politiques sociales et de l'action sociale
Paysage médico-social du canton
Comptabilité et gestion
Règle de régie
Management d'équipe
Gestes et postures de sécurité
Utilisation du matériel informatique / mail
Code de la route
Savoirs-faire
Respecter les consignes hierarchiques
Appliquer les procédures et protocoles
Faire respecter les procédures et les protocoles
Accueillir le public dans le respect des règles déontologiques et des protocoles de la résidence
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité
S'adapter aux situations de travail et à l'évolution des pratiques / cadre règlementaire
Accompagner la personne âgée en respectant son projet personnalisé
Anticiper - Repérer les dysfonctionnements et en informer la direction de l'établissement
Qualifier la demande sociale et gérer les situations d'urgence
Répondre à la demande et orienter
Coordonner les différents acteurs (internes et externes)
Favoriser l'expression des résidents et des membres de l'équipe
Savoirs-être
Ecoute empathique et sans jugement
Organisation et autonomie
Disponibilité et Volontaire
Adaptabilité et flexibilité dans les tâches demandées
Discrétion professionnelle
Sens des responsabilités et prise d'initiatives
Réactivité
Réserve et Neutralité