Dts Sedanais-Maads-1347-Assistant Administratif - Conseil Departemental des Ardennes H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité de la Responsable de Mission, le titulaire du poste aura pour mission d'accueillir et de renseigner le public sur ses droits, les dispositifs et les réseaux existants. Il accompagnera la demande au plan administratif et assurera l'accompagnement administratif des agents de la mission.

1. Accueil physique et téléphonique:

Accueillir le public

Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande

Orienter vers les Missions du Territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs -Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation

Planifier les temps de permanence ou autre rendez-vous avec les travailleurs sociaux

2. Identification et accompagnement des demandes sociales:

Renseigner l'usager sur ses droits et les démarches à effectuer

Assurer le lien entre les usagers, les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours

Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat

3. Gestion administrative des dispositifs :

Assurer les différents accueils du public (physique, téléphonique, numérique...)

Réaliser une première analyse de la demande permettant d'orienter l'usager, de faire le lien avec le travailleur social

Saisir les données dans SOLIS dans le respect des procédures et des échéances

Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire

Gérer administrativement les réponses à élus

Mettre à jour les différents tableaux de bord.

Assurer la suppléance des autres assistantes administratives de la mission en cas d'absence

4.Accompagnement administratif des équipes et du service :

Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités

Tenir à jour le classement des dossiers

Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité.

Participer aux instances et groupes de travail.

5. Gestion logistique :

Gérer la logistique et les fournitures

Signaler les problèmes relatifs aux bâtiments Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable de la Mission Accueil, Accompagnement et Développement Social et/ou de l'Adjointe au Responsable.

Relations Internes : avec l'ensemble des agents de la Délégation Territoriale et de la Collectivité . Relations Externes : avec l'ensemble des partenaires

Diplôme requis :

Baccalauréat

Connaissances et qualités rédactionnelles :

Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS, etc)

Maîtrise des outils téléphoniques

Maîtrise des outils de bureautique (WORD, EXCEL, X PARAPH)

Connaissance du logiciel métier SOLIS

Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixée Savoir-faire

Techniques de communication

Techniques d'écoute active

Techniques de régulation des conflits

Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes rendu

Aptitudes et qualités requises :

Courtoisie

Facilité d'écoute et de communication

Sens du travail en équipe

Discrétion professionnelle

Sens de l'organisation et rigueur

Capacité d'adaptation et d'autonomie