Assistant de Direction Dir Idf Om H/F - Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-IDF-OM

Votre hiérarchie :

Selon la direction d'affectation au sein de la DIR

Composition et effectifs du service :

Le cabinet est composé de 10 personnes. Le secrétariat du cabinet est composé de 4 agents : 2 adjoints administratifs et 2 adjoints techniquesEn tant qu'assistant(e) de direction, vous serez chargé(e) du secrétariat de la direction interrégionale. Vous assisterez l'équipe de direction de la Direction Interrégional (DIR) dans l'organisation quotidienne de son travail et de contribuer au bon fonctionnement du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle.

À ce titre, vos missions serontles suivantes :

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs;

· Enregistrer le courrier (postal et électronique) entrant à la direction et en assurer le suivi;

· Assurer la gestion de l'agenda de la direction ;

· Planifier, organiser, assurer le suivi des réunions au sein de la DIR;

· Constituer des dossiers administratifs et rédiger les comptes rendus de réunions;

· Préparer les déplacements des professionnels;

· Assurer la présentation des dossiers pour le/la directeur(rice) interrégional(e) et son adjoint(e);

· Diffuser et afficher les informations liées à l'actualité de la DPJJ et aux évènements interrégionaux;

· Mettre en page et classer des documents administratifs pour transmission aux services compétents;

· Traiter des dossiers ponctuels;

Aider à la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.

Connaissances
Environnement et partenaires
Logiciels / Outils bureautiques
Applications métiers (Harmonie, Chorus, Parcours
Outils numériques et usages

Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation
Faire preuve de discrétion

Sens des relations humaines
Être rigoureux

Savoir-faire
Accueillir
Archiver
Mettre en forme un document
Maîtriser les délais
Travailler en équipe