Assistant·e de Direction H/F - Service Public

L'UFR Langues Cultures et Communication (LCC) est une composante de l'Université Clermont Auvergne (UCA)
crée en 2017 de la fusion de 2 entités distinctes.
Elle se compose de 8 départements pédagogiques, assurant une offre de formation et de recherche diversifiée
axée autour des langues (allemand, anglais, italien, espagnol, portugais, russe et Langues Étrangères
Appliquées) ainsi que de la communication.Placé-é sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du Pôle relations extérieures et internationales de
l'UFR, l'assistant-e de direction assure des missions transversales à la structure, en particulier dans les domaines
suivants : gestion des salles pédagogiques, organisation d'évènements internes et externes, publication et
diffusion de contenus multimédia, gestion des contrats étudiants.

ACTIVITES ESSENTIELLES :

- Gérer les réservations des amphithéâtres, salles banalisées, salles informatiques et espaces communs du site universitaire Carnot à travers le logiciel ADE (logiciel métier nécessitant un apprentissage) : validation
des requêtes / demandes de salles, saisie de planning / emplois du temps, instruction des demandes de mise à disposition des locaux, suivi des équipements mobiliers et multimédia, remise en ordre semestrielle
des salles
- Assurer la gestion, le contrôle et l'achat de matériel administratif et pédagogique
- Gérer les clés, pass, cartes, boîtes aux lettres
- Assurer l'organisation logistique d'évènements internes et externes : Salon Auversup, Journée portes ouvertes, journée de pré-rentrée, cocktail de fin d'année...
- Publier des contenus et mises à jour sur le site Internet, diffusion mail, diffusion de supports papiers
- Gérer et suivre les contrats étudiants
- Gérer le courrier
- Assurer le secrétariat des comités de sélection

Connaissances :

- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques de communication
- Culture internet

Compétences opérationnelles :

- Maîtriser les règles d'expression orale et écrite
- Maîtrise les outils bureautiques et des logiciels dédiés (ADE, KSUP)
- Savoir identifier les priorités et organiser son activité selon les contraintes et les échéances
- Avoir l'esprit logique
- Travailler en équipe et savoir rendre compte

Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation et réactivité, autonomie
- Sens relationnel