Eds Gestionnaire de Formation Ai'Sorb H/F - Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

Le.a gestionnairede formation assurera la gestion de trois diplômes en lien avec la Responsable de scolarité et relations entreprises :

Scolarité :

Gestion et suivi de la scolarité :

- Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations aux étudiants.

- Gérer les plannings des enseignements et les réactualiser en tenant compte des contraintes des enseignants.

- Organiser et contrôler les Inscriptions Pédagogiques.

Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves :

- Établir les plannings d'examen

- Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reprographie des sujets, commande de copie.

- Superviser le déroulement des épreuves et en assurer la surveillance en cas de besoin.

Gestion des notes et résultats :

- Saisie et vérification des notes

- Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Arrêtés de jury et les Procès-Verbaux

- Édition et délivrance des relevés de notes et des diplômes

- Organiser la remise des diplômes et si besoin participer à la cérémonie de remise de diplômes

Gestion des conventions de stage :

- Contrôler les conventions de stage avant transmission pour signature

- Gérer la remise à l'étudiant ainsi que l'archivage

- Élaborer le suivi statistique et transmission au Service des

- Formations et de la Pédagogie

Organiser et assurer le bon déroulement des campagnes de candidature :

- Paramétrer la plateforme de candidature et transmettre les dossiers à la commission.
- Élaborer les Arrêtés des commissions d'examen des voeux et organiser la commission en collaboration avec les enseignants

- Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et liste d'attente

Gestion des enseignants vacataires sur OSE:

- Envoyer les dossiers de candidatures aux enseignants vacataires

- Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la règlementation

- Vérifier les services des enseignant.e.s avec les maquettes des diplômes

Gestion financière:

- Établissement des bons de commande et des ordres de missions

- Appui à la collecte et suivi de la taxe d'apprentissage, au besoin

- Gestion des dossiers de financement des élèves en formation continue et contrat de professionnalisation

Compétences principales:

- Bonne connaissance des domaines, formation initiale et formation continue dans l'ESR

- Bonne connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'une université

- Maîtrise des procédures administratives et de l'offre de formation

- Capacité à accompagner et conseiller les étudiants dans leurs démarches administratives et pédagogiques

- Aptitude à travailler en lien étroit avec l'équipe pédagogique et l'équipe de direction de la formation

- Excellentes compétences en communication écrite et orale

- Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'adaptation

Connaissances :

- Capacité à hiérarchiser et à prioriser

- Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs
Connaissance de la carte des formations, de la réglementation et des procédures

- Connaissance des règlements de contrôle des connaissances

- Connaissances générales des textes réglementaires relatifs à la gestion des ressources humaines dans la fonction publique

- Connaissances générales des règles et techniques de la comptabilité publique

- Connaissance approfondie des textes réglementaires applicables

Savoir être:

- Faire preuve de sens relationnel et d'écoute,

- Être réactif et organisé

Savoir-faire :

- Savoir appliquer les procédures internes

- Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information

- Maitriser les logiciels de gestion liés à la formation (APOGEE/Pegase, E-candidat, Ose, SIFAC, Hyperplanning, Formasup, Pstage etc.)

- Maitriser la suite Office