Agent d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Mairie

Sous la responsabilité de l'assistante de direction en charge du secrétariat des services techniques, de l'urbanisme et de la police municipale, l'agent participera aux missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les mails
- Prise de messages et de rendez-vous
- Rédaction de courriers, de mails
- Gestion de plannings (police, véhicules, salles.)
- Traitement des demandes d'interventions auprès des services en interne ou de prestataires extérieurs et suivi des demandes.
- Rédaction d'arrêtés de circulation, de permissions de voiries (travaux) et d'arrêtés de Police.
- Gestion des objets trouvés.
- Gestion des locations de salles et de matériel de la commune.
- Renseigner et conseiller les usagers sur les règles d'urbanisme et sur les démarches à réaliser (permis, déclarations préalables, certificats.).
- Réceptionner et enregistrer les demandes d'urbanisme et les autorisations gérées par le service. Assurer le suivi administratif des dossiers en concertation avec le service instructeur.

Savoirs faire
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques
- Bonnes capacités rédactionnelles (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Connaissances de l'environnement territorial, du fonctionnement et des compétences de la commune
- Des notions réglementaires sur l'urbanisme seraient un plus

Savoirs êtres
- Souriant(e), avenant(e)
- Sens de l'écoute, de l'accueil et du conseil
- Patience et bienveillance
- Sens du service public
- Rigueur et sens de l'organisation
- Efficacité, réactivité et capacité d'adaptation
- Capacité à travailler dans un environnement animé
- Bonne gestion du stress
- Savoir communiquer et rendre compte

Conditions horaires: 35h du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h00
Pas de possibilité de télétravail

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Corriger et mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques,Gestion locations de salles et matériel ,Gestion de plannings: police, véhicules, salles...,Collecter organiser traiter les demandes internes,Recevoir filtrer et orienter les appels,Réceptionner enregistrer les documents d'urbanisme

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.