Assistant Concours Langues H/F - EDHEC Business School - Campus de Lille

Fondée en 1906, l'EDHEC est aujourd'hui l'une des 10 meilleures écoles de commerce en Europe. Basée à Lille, Nice, Paris, Londres et Singapour, et comptant plus de 90 nationalités sur ses campus, l'EDHEC est une école entièrement internationale directement connectée au monde de l'entreprise.

Avec plus de 60 000 diplômés dans 143 pays, elle forme des managers engagés capables de relever les défis d'un monde en pleine évolution. Forte de ses valeurs fondamentales d'excellence, d'innovation et d'esprit d'entreprise, l'EDHEC a développé un modèle stratégique fondé sur une recherche réellement utile à la société, aux entreprises et aux étudiants.

Cette culture s'illustre notamment dans les travaux de l'EDHEC-Risk Climate Impact Institute, de l'EDHEC NewGen Talent Centre, de l'EDHEC infrastructure & private assets Institute ou encore de la récente chaire Management in Innovative Health.

L'École fonctionne comme un véritable laboratoire d'idées et joue un rôle de pionnier dans le domaine de l'éducation numérique via EDHEC Online, la première plateforme de formation diplômante entièrement en ligne.

Ces différentes composantes font de l'EDHEC un centre de connaissances, d'expériences et de diversité, destiné à préparer les nouvelles générations de managers à exceller dans un monde en pleine mutation. L'EDHEC en chiffres :

- 9 400 étudiants en formation académique
- Plus de 20 programmes diplômants allant du Bachelor au PhD
- 175 professeurs et chercheurs
- 13 centres et chaires de recherche spécialisésDans le cadre de la période du Concours d'entrée au programme Master EDHEC et plus particulièrement des épreuves orales de langues, la mission consiste à apporter un support sur les aspects de préparation et d'organisation des interventions des examinateurs sollicités pour les épreuves (70 examinateurs intervenants / 13 langues) ainsi que pour la préparation de la rentrée académique 2025-2026.

Les activités principales sont les suivantes :

Avant le démarrage du concours (du 5 au 21/05)

Missions administratives :

- Collecte, mise en page, formatage et impression des sujets des épreuves orales
- Gestion de la relation avec les examinateurs de langues (gestion de la boîte mail dédiée)
- Organisation des formations des nouveaux examinateurs
- Coordination de la reprographie des documents concours
- Vérification de la disponibilité des salles de concours langues

Planification des interventions des examinateurs de langues :

- Suivi des inscriptions des examinateurs, relances et gestion des changements de disponibilités
- Edition d'un planning de disponibilité par langue (Excel)
- Planification des interventions des examinateurs en collaboration avec la responsable des épreuves de langues
- Confirmation des plannings des examinateurs (mailing + téléphone)
- Composition des jurys dans l'application Devolis
- Mise en place de la salle de saisie des notes

Pendant le concours (Epreuves du 22/05 au 08/07 inclus) - Horaires : 9h30 - 18h30

Accueil des examinateurs de langues

- Gestion de la ligne téléphonique concours et de la boîte mail destinée aux examinateurs
- Accueil, orientation, remise des dossiers et documents concours aux examinateurs
- Suivi de la saisie des notes de langues : ouverture et vérification du bon fonctionnement des postes informatiques pour la saisie de notes, accompagnement des examinateurs à la saisie des notes en fin d'épreuves

Suivi administratif et logistique

- Vérification et mise à jour du contenu des dossiers examinateurs
- Vérification et classement des fiches d'évaluation des candidats
- Pointage des jurés présents par demi-journée
- Saisie des interventions des examinateurs dans l'ERP Aurion pour paiement
- Préparation demi-journée suivante (confirmation des plannings jurés) et gestion des changements de planning et imprévus
- Réservation des repas des examinateurs, commande et gestion du stock de fournitures
- Gestion de la salle de pause

Après le concours : intégration des candidats (du 09/07 au 28/08)

Missions administratives :

- Gestion des questionnaires de feedback aux examinateurs
- Préparation des jurys d'admission : mise en page et relecture des rapports d'épreuve
- Gestion des réponses aux questions des candidats post concours

Missions de coordination :

- Coordination des inscriptions des candidats admis dans les groupes de langues en prévision de la rentrée
- Distribution du test de positionnement en langues aux candidats admis
- Suivi des réponses au test de positionnement
- Relance des étudiants (par mail et par téléphone), contact pour confirmation ou rectification si nécessaire des informations transmises
- Réponse aux questions diverses des étudiants concernant leurs inscriptions en langues
- Centralisation et transmission des informations à la Responsable des Langues

Support du Centre de Ressources en Langues :

- Accueil des étudiants et des intervenants
- Aide administrative
- Participation à l'amélioration des process en place

Formation type et/ou expérience requise :

Bac +2 / Bac +3 de formation type Assistant Manager / Assistant Formation / Assistant Planification complétée d'une première expérience sur un poste sollicitant des compétences d'organisation, de planification, de suivi administratif et de contact relationnel.

Savoir-faire requis :

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (notamment Excel)
- Capacité à collaborer et à s'adapter à un contexte interculturel
- Connaissance idéalement d'un ERP

Savoir-être requis :

- Autonomie, rigueur, souci du détail et très bon sens de l'organisation
- Flexibilité, pro activité et réactivité
- Très bon relationnel et facilité de prise de contact avec les différents interlocuteurs
- Sens du service