Secrétariat - Accueil H/F - Ehpad des Pres

L'EHPAD Résidence des Prés est un établissement médico-social public autonome situé à Châtillon-sur-Loire. La ville se situe à 180 km de Paris et à 80 km de Bourges, Orléans et Nevers. Proche de l'autoroute A77 et de la N7.
L'EHPAD dispose de 92 lits, dont 28 lits en unité protégée pour la prise en charge des personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer et troubles apparentés.
L'établissement assure la prise en soin des personnes âgées autonomes ou dépendantes.

Dans le cadre d'un remplacement de congé longue maladie l'EHPAD recrute un adjoint administratif - chargé du pôle résident.
L'établissement est composé de 65 agents. Vous êtes rattaché à la Direction
Poste à pourvoir dès maintenant.
Salaire : Base fonction publique hospitalière
Type d'emploi : temps partiel à 80 %, en CDD renouvelable
Horaires :
- Lundi : 9h30 - 12 h / 13h30 - 17h
- Du mardi au vendredi : 10h - 12h / 13h30 - 17h

Missions :
Accueil physique et téléphonique
- Standard téléphonique
- Accueil physique des résidents, des familles, des visiteurs
- Orientation, renseignement
- Aide administrative des résidents, des familles si besoin, conseil.
Gestion administrative des entrées et sorties des résidents
- Gestion des inscriptions, Viatrajectoire
- Programmation des visites de pré-admission
- Organisation de l'admission en partenariat avec la cadre de santé
- Vérification de l'état de la chambre, mot d'accueil, nom sur la porte
- Gestion de l'aide sociale
Gestion de la facturation des séjours
- Gestion journalière des entrées et des sorties en relation avec le service de soins
- Elaboration des frais de séjour
- Suivi des journées d'hébergement, suivi du nombre de lits vides
- Suivi « info résidents » ANAP
Gestion des prestations auprès des résidents
- Mise à jour des listes des résidents, familles, etc
- Mise à jour des imprimés concernant la prise en charge des résidents
- Gestion des titres de recettes + titres en annulation
- Planification des repas des accompagnants
- Gestion du téléphone, imputation, ouverture et fermeture de ligne + facturation
- Gestion des réclamations, des plaintes et suggestions
- Gestion du retour du courrier des résidents décédés
- Organisation et secrétaire du conseil de vie sociale
- Traitement des enquêtes de satisfaction

Compétences et qualités requises :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Capacité à prendre rapidement des notes lors de réunions, à synthétiser (information et à rédiger des procès-verbaux conformes aux normes en vigueur)
Maitrise des outils de bureautique : Outlook, Excel et Word.
Comportement et discrétion à l'égard des résidents et de ses collègues.
Respect du secret professionnel

Formation :
Niveau BAC, CAP, BEP comptabilité-secrétariat

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.