Responsable de la Coordination Administrative et de la Scolarité H/F - Structures de coopération territoriale

Le Conservatoire de la Provence Verte, rattaché à la Direction des Affaires Culturelles, au sein du Pôle Famille Culture Sport de lAgglomération recrute son Responsable administratif en charge de la scolarité et des études.

Sous l'autorité de la direction du Conservatoire, vous pilotez le service de la scolarité et assurez la coordination administrative et logistique des parcours pédagogiques. Véritable pivot entre les familles, les enseignants et l'administration générale, vous sécurisez les processus d'inscription et le suivi des élèves sur les différents sites du territoire. Vous participez activement à la structuration administrative et financière de l'établissement en garantissant la conformité des actes et le suivi des engagements budgétaires du service.

Encadrement et pilotage du service scolarité :
Assurer le management opérationnel de l'équipe (4 agents : accueil, scolarité, régie, comptabilité). Organiser la répartition des tâches, gérer les plannings et les évaluations annuelles. Garantir la qualité de l'accueil des usagers et la continuité du service public tout au long de l'année.
Organisation des campagnes d'inscription, gestion des dossiers et contrôle de la conformité des parcours.

Coordination logistique : Planification des salles, gestion des plannings de cours et organisation matérielle des manifestations.

Gestion administrative : Rédaction des conventions de partenariat et préparation des actes réglementaires (délibérations, tarifs).

Suivi financier : Supervision des dépenses du service, gestion des bons de commande et participation au suivi de la régie de recettes.

Aide à la décision : Analyse des effectifs, détection des anomalies de parcours et reporting régulier auprès de la direction.

Transversalité : Interface avec les services de l'Agglomération et coordination de l'information entre les sites de Brignoles et Saint-Maximin.

Accueil et conseil : Information et orientation des usagers sur les dispositifs pédagogiques et les modalités de scolarité.
Suivi des ressources : Participation à la gestion du parc instrumental et veille sur les besoins logistiques des enseignants.

Expertise du fonctionnement des conservatoires et des schémas d'orientation pédagogique (musique, danse, théâtre, arts plastiques).
Maîtrise du cadre réglementaire de l'enseignement artistique et des procédures de scolarité : inscriptions, évaluations et suivi des élèves.
Bonne connaissance de l'environnement territorial : statut de la fonction publique territoriale, comptabilité publique et RGPD.
Encadrement et animation d'une équipe administrative de 4 agents.
Maîtrise des logiciels de gestion pédagogique (iMuse) et des outils bureautiques, notamment Excel.
Organisation et coordination de planifications complexes : emplois du temps, occupation des salles et calendriers d'évaluations
Utilisation d'outils collaboratifs et de planification des tâches.
Capacités d'analyse, de synthèse et de reporting (tableaux de bord, bilans d'activité).
Rigueur et sens de l'organisation pour gérer des calendriers contraints et des échéances majeures (rentrée, examens).
Qualités relationnelles, diplomatie et sens de la médiation dans les relations avec les familles, les enseignants et la direction.
Réactivité et gestion des priorités, notamment lors des périodes de forte activité.
Sens de l'éthique, discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des dossiers.