Assistant de Gestion - Dir Sg Sud-Est H/F - Service Public

Les départements sont également placés sous la direction fonctionnelle des services ministériels de leur champ de compétence.

Le département de l'immobilier (DI) est placé sous la direction d'un chef de département, ainsi que sous la direction fonctionnelle du Service de l'Immobilier Ministériel (SIM).
Au sein de la délégation interrégionale, le département de l'immobilier (DI) est chargé :
· d'assurer la maîtrise d'ouvrage des opérations d'investissement immobilier qui leur sont confiées et de rendre compte de leur avancement ;
· de réaliser toutes études nécessaires à la connaissance du patrimoine du ministère, de participer à la mise à jour de l'inventaire du parc immobilier ;
· de conseiller et assister les chefs de cour d'appel et les responsables des services déconcentrés du ministère dans le cadre de l'élaboration de la programmation immobilière et dans tous domaines touchant à la gestion du patrimoine immobilier
· d'assurer la relation avec les responsables régionaux de la politique immobilière de l'Etat, et d'animer la politique immobilière ministérielle.L'assistante de gestion a pour mission:

Pour la partie assistante de gestion du DI:

o D'assurer des tâches de gestion budgétaires et comptable sur l'ensemble des programmes (BOP) dont le DI a la charge (166,107,182,723, 362...):

- Traitement des factures (extraction et traitement dans chorus PRO ou chorus S4HANA, établissement des états d'acompte et SF dans chorus Formulaire, suivi ...)

- Traitement des engagement juridiques (vérification des pièces administratives, création des DA dans chorus Formulaire ou PLACE, établissement des courriers de notification et notification par PLACE, ...)

- Suivi de l'exécution administrative des marchés publics: ajustement des EJ, notifications des avenants ou actes spéciaux de sous-traitance, ..., tenue à jour du tableau financier de l'opération,...)

- Suivi des tableaux financiers des opérations immobilières avec relances des fournisseurs

- Tenue des tableaux de suivi de factures, des EJ, ...

- Echange avec les prestataires pour accompagnement dans les dépôts des factures

Pour la partie secrétariat du DI, en binôme avec la seconde assistante de gestion :

o D'assurer l'accueil téléphonique et de les orienter vers les interlocuteurs adaptés,

o De réceptionner le courrier entrant, de l'enregistrer et de procéder à la répartition,

o D'assurer des fonctions de secrétariat pour les dossiers comptables et l'enregistrement du courrier en général (enregistrement arrivée départ, ...).

Il sera particulièrement apprécié pour ce poste une expérience confirmée dans la gestion des marchés publics complexes. Le département immobilier a une activité intense qui nécessite un très fort investissement et une maîtrise des enjeux liés aux marchés publics de travaux et de prestations intellectuelles. L'assistante de gestion doit faire preuve d'une rigueur importante et d'une connaissance fine des processus immobiliers et comptable afin d'éclairer les chefs de projets ou de corriger des coquilles éventuelles dans le processus comptable. Une maîtrise de l'outil PLACE, CHORUS (PRO, formulaire et S4HANA) et Excel est demandée. Les tâches dévolues à l'assistante de Gestion sont lourdes tout au long de l'année notamment pour fluidifier le travail du pôle et plus particulièrement en clôture budgétaire qui débute mi-août jusqu'au 31/12 inclus.

Connaissances
Utilisation des logiciels et applications informatiques: S4HANA, Chorus Pro, Chorus formulaire - Expert
Utilisation du logiciel PLACE - Expert
Pack Office (Word, Excel...) - Modification des documents comptable - Maîtrise
Code de la commande Public et CCAG - Connaissances

Savoir-faire
Maitriser l'outil PLACE et S4HANA - Expert
Maîtriser l'outil chorus PRO / formulaire (DA et SF) - Expert
Analyser et expertiser - Maîtrise
Organiser et anticiper - Expert

Savoir-être
Avoir une aisance relationnelle - Maitrise
Sens de l'initiative - Maitrise
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie (gestion des litiges fournisseurs) - Maitrise
Capacité d'adaptation - Expert
Aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés sur des sujets différents - Maitrise
Rigueur intellectuelle, capacité d'analyse et de synthèse - Expert
Goût du travail en équipe, aptitude à dynamiser les partenaires, à initier, expérimenter - Expert
Sens de l'organisation - Expert
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie - Expert
Anticipation et rigueur d'exécution - Expert

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience antérieure comme assistante de gestion au sein d'une structure publique est souhaitée. Une expérience au sein d'un pôle gestion en charge de marchés complexe est fortement souhaitable. La connaissance du ministère de la justice serait un plus.