Secretariat Gestion H/F - Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse

Le titulaire du poste est affecté au secrétariat du pôle administration et gestion (PAGE).

Le secrétariat comprend 2 agents de catégorie C sous la responsabilité directe de la cheffe du pôle et de son adjointe (catégorie B).

Le pôle administration et gestion (PAGE) a la responsabilité, au sein de la sous-direction des missions de protection judiciaire et d'éducation (SDMPJ), d'une part du secrétariat et de la logistique, d'autre part du suivi et de la pré-gestion des ressources humaines et du budget des commandes pour l'ensemble de la sous-direction.

Votre hiérarchie

Sous-directeur(trice) de la sous-direction des missions de protection judiciaire et d'éducation (SDMPJE) / Adjoint(e) au sous-directeur(trice) de la SDMPJE / Chef(fe) du pôle administration et gestion (PAGE) / Adjoint(e) au chef(fe) du PAGE

Vos interlocuteurs métiers services et pôles de la SDMPJE, cabinet de la direction (CAB), service des ressources humaines (SDRHRS), service budgétaire (SDPOM), accueil, service postal, services informatiques, service de reprographie du site Olympe de GOUGES, service de la restaurationLe secrétariat assure les missions suivantes:

- secrétariat du sous-directeur et de son adjoint: appels téléphoniques, tenue des agendas et des plannings,

- accueil téléphonique et physique de la sous-direction

- gestion de la boîte structurelle commune

- mise en forme de notes et dossiers,

- enregistrement et suivi des courriers et des parapheurs (logiciels «MESSAGER», «Courrier» et «Tableau de suivi»), envoie du courrier,

- relations avec le secrétariat du Cabinet du Directeur de la PJJ (urgences courrier, recherches),

- réservation de salles pour les réunions de la sous-direction,

- tenue des congés des personnels de la sous-direction,

- suivi des déplacements et des frais de mission,

- suivi des commandes avec les secrétariats mutualisés ( cabinet de la directrice, sous-direction du pilotage et des moyens budgétaire, sous-direction des ressources humaines)

- opérations logistiques,

- gestion des commandes publique

- suivi des demandes de télétravail

- rédaction des ordres de mission

organisation et participation des évènements de la sous-direction (séminaires, COPIL, RDME,...)

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances
Maitrise des outils informatiques (Word - Excel)

Savoir-faire
Sens de l'organisation Réactivité
Esprit d'initiative

Savoir-être
capacité au travail en équipe
Etre autonome