Assistant Gestionnaire Administratif H/F - Service Public

Le DRHAS est dirigé par un chef de département qui organise la mise oeuvre des politiques de prévention en santé et sécurité au travail (Médecine de prévention, psychologie du travail, accompagnement du handicap, SST), d'accompagnement social des personnels (service social et politique sociale) et d'accompagnement des parcours professionnels (formation continue, attractivité).

Le DRHAS est composé d'une équipe pluridisciplinaire de 20 agents.

Votre hiérarchie

Vous êtes placé sous l'autorité du chef du pôle administratif.

Vos interlocuteurs métiers

Le titulaire du poste est en lien fonctionnel avec les référents des directions et juridictions des dossiers thématiques qui lui sont confiés en gestion. Le chef du pôle administratif est référent du titulaire pour les questions d'organisation administrative et de permanence.Vos activités principales

Sous l'autorité du chef du pôle administratif, l'assistant gestionnaire administratif se voit confier les activités suivantes :

- Gestion et suivi des frais de déplacements, réservations et commandes de billets de train et hôtel pour l'ensemble des agents du DRHAS.

- Accueil physique et téléphonique, gestion du planning et de la boite mail structurelle du DRHAS,

- Contrôle et suivi des dossiers d'aides « petites enfance », en lien avec les services RH directionnels,

- Contrôle et suivi des subventions de la restauration administrative,

- Gestion, mise à jour et diffusion des supports de communications et des publications réalisées par le DRHAS,

- Participation à la gestion administrative et financière du DRHAS,

Vos activités secondaires

- Activités de secrétariatponctuel : gestion du courrier arrivé et départ, frappe et mise en forme de courriers et compte-rendu, mise à jour de la documentation, classement et gestion de l'archivage,

- Gestion et suivi de l'offre de logements et la gestion des demandes des agents,

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Le poste est situé au pôle administratif du DRHAS, qui réalise l'ensemble des activités de suivi et de gestion du département.

Une permanence téléphonique en journée est répartie alternativement entre les agents du pôle administratif.

Chaque gestionnaire se voit affecter des dossiers spécifiques, pour lesquels une polyvalence a minima est organisée pour garantir la continuité de service.

Connaissances

Organisation et fonctionnement de l'administration
Exécution
Culture administrative et institutionnelle
Exécution
Notion de gestion financière
Exécution
Outils numériques et systèmes d'information
Confirmé

Savoir-faire

Utilisation des outils bureautiques
Confirmé
Application des procédures et respect des délais
Confirmé
Traitement et classement de l'information
Confirmé
Gestion et suivi des dossiers administratifs
Confirmé
Gestion de tableaux de bord
Confirmé
Suivi budgétaire de premier niveau
Exécution
Accueil et orientation des interlocuteurs
Exécution

Savoir-être

Sens de l'organisation et de la priorisation
Expert
Rigueur et fiabilité
Confirmé
Discrétion et respect de la confidentialité
Expert
Autonomie et prise d'initiative
Confirmé
Bon relationnel et esprit d'équipe
Confirmé
Sens du service, proactivité
Confirmé

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Poste en relation avec la gestion administrative de dossiers RH ou de contrôle de gestion ou de dossiers financiers.