Assistant Administratif et Logistique - Dir-Sg Grand-Est H/F - Service Public

Composition et effectifs du service

Equipe pluridisciplinaire de 5 agents : 1 Responsable d'Appui au Pilotage, 1 assistant administratif et logistique, 1 gestionnaire budget et logistique, 1 gestionnaire administratif et RH, 1 apprentie RH.

Votre hiérarchie

Vous serez placé sous l'autorité de la responsable de l'appui au pilotage (RAP).

Vos interlocuteurs métiers

Interlocuteurs internes : les agents de la délégation, les chefs de département, le délégué interrégional

Interlocuteurs externes : les prestataires, les visiteurs.L'assistant(e) logistique exécute des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable. Il ou elle recueille, traite et facilite la gestion des moyens logistiques de la délégation. Il ou elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes sur son périmètre de compétences. Ses principales activités sont:

- Gérer les dépenses de la délégation :

- Collecte les devis et établi les demandes d'achat dans Chorus Formulaire

- Vérifie les bons de livraison et atteste des services faits dans l'outil de gestion

- Etabli les relevés d'opérations relatifs à l'utilisation de la carte achat

- Etabli les habilitations de conduite et les Ordres de Mission Permanents

- Vient en support aux utilisateurs de l'outil Chorus DT et gère les anomalies liées aux demandes de réservations

- Traite les frais de déplacements dans Chorus-DT et suit leur mise en paiement

- Gérer les moyens logistiques en lien avec le gestionnaire budget logistique :

- Participe au suivi du parc automobile dans ODrive (entretien, relevés kilométriques)

- Participe à la gestion des rendez-vous auprès des prestataires externes (garage, assureurs) pour les visites de contrôle et d'entretien des véhicules de service,

- Participe à la mise à jour du planning de réservation lors de l'indisponibilité d'un véhicule, et propose son remplacement si nécessaire

- Participe au suivi de la maintenance des locaux (contrôler la propreté, garantir le passage des organismes de contrôle règlementaire, assurer l'accessibilité à tous les publics)

- Gère le stock des fournitures, mobiliers et EPI dans le cadre de la gestion de la crise sanitaire (gel, masques)

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la délégation, participer à l'organisation des rendez-vous institutionnels avec les partenaires de la délégation, participer à la déclinaison du projet de service.

Connaissances
Règles de gestion logistique
Règlementation en matière d'hygiène et sécurité
Règles budgétaires et comptables (LOLF, GBCP)
Bureautique et outils collaboratifs
Environnement professionnel

Savoir-faire
Animer un groupe / un réseau
Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Assurer une veille
Maîtriser les procédures et les règles

Savoir-être
Capacité de synthèse
Sens de l'analyse
Sens de l'organisation
Polyvalence

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Expérience d'un à deux ans en gestion budgétaire au sein d'une administration ou d'un établissement public