Gestion Administrative et Financière H/F - Service Public

Le DAVA (Dispositif Académique de Validation des Acquis) qui accompagne des personnes en reconversion professionnelle pour une validation de leurs acquis et de leur expérience ;Mission 1 : gérer administrativement les candidats à une VAE

A ce titre elle/il doit : (activités)

- effectuer l'accueil téléphonique et physique

- saisir et mettre à jour les fiches des candidats dans IVAE

- inscrire les candidats aux réunions d'information

- planifier des entretiens et organiser de façon rationnelle l'agenda des conseillers en validation

- organiser les déplacements des conseillers en validation

- convoquer les candidats et les experts en cas de besoin

- préparer des dossiers pour les conseillers en validation

Mission 2 : assurer le secrétariat du DAVA

A ce titre elle/il doit : (activités)

- échanger des informations et collaborer avec les autres assistantes afin d'assurer la continuité du service en cas d'absence de l'une d'elles

- organiser des réunions (réservation de salles, convocations, préparation, compte-rendu)

- effectuer le classement des documents

- préparer des courriers

- participer ponctuellement à d'autres dossiers confiés par le responsable du DAVA

Mission 3 : assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques

A ce titre elle/il doit : (activités)

- Étudier les recevabilités et dossiers de faisabilité des candidats et préparer les décisions de recevabilité

- Procéder à la facturation et suivi des frais de recevabilité

- Participer au suivi des dossiers des candidats issus de la plateforme France VAE

- Effectuer un suivi sur excel des données statistiques avec l'extraction de données de d'applications métiers.

Les « savoirs » : (de quelles connaissances principales a besoin l'agent ?)

- Connaître le système éducatif.

- Connaître la réglementation des domaines d'activités (VAE, organisation académique, diplômes)

- Connaitre les modalités de la gestion administrative (présentation des courriers, logos, classement des documents...) et financière

Les « savoir-faire » : (que doit-il être capable de faire ?)

- Savoir appliquer des procédures

- Savoir organiser son travail avec méthode et anticiper.

- Savoir gérer les priorités en lien avec le N+1

- Savoir planifier les tâches

- Savoir rédiger et communiquer

- Savoir analyser les demandes.

- Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)

- Savoir rendre compte de son activité

Les « savoir-faire » comportementaux : (quelles sont les façons souhaitables d'agir ?)

- Savoir respecter les règles de confidentialité.

- Savoir s'adapter et travailler avec différentes personnes.

- Savoir être réactif

- Savoir rester courtois