Gestionnaire Financier H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - Ecole Nationale d'Administration Pénitentiaire

L'unité frais de déplacement-billetterie est rattachée au département des services financiers au sein du secrétariat général. Elle se compose de deux services :

- le service des frais de déplacement, chargé du traitement des états de frais inhérents aux multiples déplacements et stages des élèves et stagiaire que l'Ecole accueille en formation initiale, d'adaptation ou continue, des personnels permanents et intervenants des services déconcentrés.
- le service billetterie, chargé de procéder à la réservation des billets de transport et des hébergements, dans le respect de la politique missions/déplacements de l'Ecole.Vos activités principales

Phase 1 - Information et réglementation :

préparation du dossier d'accueil des différents publics

- accueil physique et téléphonique des différents publics (délégués de groupe, formateurs des établissements de l'administration pénitentiaire, personnels permanents de l'ENAP, tuteurs de stages des élèves effectuant des stages hors institution)
- gestion des courriels et réponses aux agents (rotation journalière au sein de l'équipe)
- transmission des informations auprès du service billetterie

Phase 2 - Préparation des dossiers, calcul et mise en paiement :

- relance des agents ou des établissements dès la fin du stage pour la promotion concernée
- préparation et saisie des démarches d'avance d'indemnités transmise par l'unité de formation
- vérification des pièces et préparation du calcul des états de frais de déplacement : transport, indemnités de stage ou de mission conformément à la réglementation
- saisie des dossiers sur le logiciel de gestion financière des déplacements (GFD)
- import des missions et des agents par le biais de l'application interne VIOLETTE
- travail en binômage pour la saisie et le contrôle des dossiers
- mandatement et mise en paiement
- classements des différentes pièces rattachées à chaque groupe ou promotion
- gestion des pièces et dossiers sous format numérique

Activités complémentaires :

- participation aux interventions auprès des promotions nouvellement arrivées
- lorsque l'activité du service l'exige (périodes creuses et conditions exceptionnelles), une entraide est sollicitée entre les agents des deux services

Connaissances
- Règlementation en matière de commande publique (GBCP)
- Connaissance de l'administration pénitentiaire

Savoir-faire
- Bonne maîtrise de l'outil informatique en général
- Maitrise du logiciel de traitement de texte Word
- Maitrise du logiciel de tableur Excel
- Travail en réseau en interne et externe
- Entretien des relations clients / élèves

Savoir-être
- Sens du service public
- Dynamisme et réactivité
- Méthodologie et organisation
- Travail en équipe et qualités relationnelles
- Maitrise de soi et gestion du stress lors de pics d'activité
- Loyauté, respect de la hiérarchie
- Discrétion
- Polyvalence et adaptabilité
- Esprit d'autonomie et capacité à rendre compte à la hiérarchie

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

- Une expérience sur des missions de gestion financière ou en matière de frais de déplacement serait la bienvenue.

Offres de formation associées à votre prise de poste

- Formation à l'utilisation de l'outil SIRH ministériel

- Formation à l'utilisation des applicatifs informatiques de l'ENAP