Gestionnaire Achats et Services Généraux H/F - Transitions Pro Occitanie

Le/la gestionnaire achats et services généraux intervient au sein d'un organisme paritaire régional, chargé de missions de service public relatives aux transitions professionnelles (financement des projets de transition professionnelle, accompagnement et analyse des projets.).
Dans ce cadre, le poste contribue directement à la sécurisation juridique, financière et opérationnelle des achats et au bon fonctionnement des moyens nécessaires à la réalisation des missions d'intérêt général.

Assurer la gestion des achats, des services généraux et des procédures de commande publique d'un organisme paritaire, en garantissant :
- La continuité et la qualité de service auprès des équipes opérationnelles,
- La maîtrise et la sécurisation des dépenses,
- Le respect des obligations réglementaires liées au Code de la commande publique,
- La traçabilité et la transparence des procédures, conformément aux exigences des financeurs et instances de gouvernance.

Gestion des achats
- Recueillir, analyser et formaliser les besoins des services internes
- Proposer des modalités d'achat adaptées aux seuils et enjeux
- Mettre en concurrence les fournisseurs et prestataires
- Émettre et suivre les bons de commande
- Vérifier la conformité des livraisons, prestations et factures
- Gérer la relation fournisseurs (échanges, relances, litiges)
- Contribuer à l'optimisation des coûts et à la rationalisation des achats

Services généraux
- Gérer les moyens généraux nécessaires au fonctionnement de la structure :
o Locaux administratifs et d'accueil du public
o Équipements de travail et mobilier
o Fournitures et consommables
- Suivre les contrats de prestations externalisées :
o Entretien des locaux
o Maintenance technique
o Sécurité des biens et des personnes
o Téléphonie et outils numériques
o Assurances
- Planifier et coordonner les interventions techniques en lien avec les prestataires
- Veiller au respect des normes de sécurité et des obligations réglementaires
- Contribuer à l'amélioration des conditions de travail et à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT)

Suivi administratif et reporting
- Mettre à jour les tableaux de bord achats et marchés
- Assurer l'archivage réglementaire des dossiers
- Produire des reportings budgétaires et réglementaires
- Contribuer aux audits, contrôles internes et externes

Commandes publiques / achats publics
- Participer à la définition de la stratégie d'achat public en lien avec les enjeux de service public et de financement paritaire
- Choisir et mettre en oeuvre les procédures adaptées selon les seuils et la nature des besoins
- Rédiger ou contribuer à la rédaction des pièces administratives et contractuelles
- Publier les consultations sur les plateformes de dématérialisation de la commande publique
- Assurer la gestion dématérialisée des procédures (réception, ouverture, sécurisation des plis)
- Analyser les candidatures et les offres sur les plans administratif et financier
- Préparer les éléments nécessaires aux décisions d'attribution (rapports d'analyse, tableaux comparatifs)
- Participer aux commissions internes ou paritaires le cas échéant
- Assurer la notification des marchés et la communication aux opérateurs économiques
- Suivre l'exécution des marchés : reconductions, avenants, pénalités, clôture
- Garantir la conformité réglementaire, la traçabilité et l'archivage des procédures

Profil et niveaux d'expertise
- Formation : Bac +3 à Bac +5 (achats, droit public, gestion publique)
- Autonomie : gestion complète des procédures d'achat et de marchés
- Responsabilités : sécurisation juridique, conseil interne, amélioration continue

Experience: 3 An(s)

Compétences: Analyse des marchés,Gestion de l'inventaire,Gestion des contrats,Méthodes d'évaluation des fournisseurs,Optimisation des coûts et des budgets,Planification des besoins en matériaux,Planification stratégique des achats,Techniques de négociation avancées,Techniques de réduction des coûts,Traitement des commandes,Attribuer un marché,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Assurer la conformité des achats avec la réglementation,Assurer le suivi des commandes et des livraisons,Convaincre, négocier,Créer une relation de confiance,Définir des besoins en approvisionnement,Elaborer, suivre et piloter un budget,Elaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achat,Evaluer des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Faire preuve de sens commercial et d'aisance relationnelle,Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Lancer et gérer un appel d'offres,Négocier des conditions d'achat optimales,Rédiger un cahier des charges, des spécifications techniques,Renforcer la sécurité des transactions d'achat,S'adapter aux évolutions du marché,Utiliser les outils numériques

Langues: Français souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.