Assistant de Direction - Cabinet H/F - Direction des Services Judiciaires

La direction des services judiciaires règle l'organisation et le fonctionnement du service public judiciaire. A ce titre, elle élabore les statuts des magistrats et fonctionnaires des services judiciaires et assure le recrutement, la formation, l'emploi ainsi que la gestion des ressources humaines. Elle réglemente et contrôle l'activité des personnes qui collaborent directement à l'exercice des fonctions juridictionnelles.
La direction des services judiciaires participe à l'élaboration des projets de lois ou de règlements ayant une incidence sur l'organisation et le fonctionnement judiciaire et elle élabore les textes de création ou de suppression, d'organisation et de fonctionnement des juridictions de l'ordre judiciaire. La direction des services judiciaires détermine les objectifs stratégiques et opérationnels, définit les besoins de fonctionnement et d'équipement, répartit les ressources et les moyens entre les différents responsables fonctionnels ou territoriaux.

Pour sa part, le cabinet du directeur des services judiciaires :
- assure la gestion des ressources humaines de la direction en liaison avec les services du secrétariat général. ;
- gère les besoins informatiques et logistiques ;
- suit les questions des parlementaires et les requêtes des particuliers ;
- assure le développement et la coordination de la communication interne et externe de la direction, anime le réseau des magistrats délégués à la communicationLe titulaire du poste, placé sous l'autorité du secrétariat particulier du directeur, assure la gestion du secrétariat des pôles rattachés au cabinet du directeur des services judiciaires(direction de programme Portalis, direction de projet «modélisation des organisations»).

A cet égard, ses missions sont les suivantes:

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externes

- Gestion de l'emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l'agenda électronique)

- Gestion de l'organisation de réunions: matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestation, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.

- Gestion et organisation des déplacements: réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec de l'agence de voyages dédiée au ministère

- Gestion des arrivées ponctuelles (demande de badge) et des arrivées / départs du service (fiche navette)

-Mise à jour des annuaires et des organigrammes

- Commande de matériels

- Demande d'intervention informatique

- Établissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations

- Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation)

- Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers

- Navette courrier entre le M3 et le M2

Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par le directeur des services judiciaires et la cheffe de cabinet de la direction des services judiciaires ainsi que par la directrice de programme Portalis et la directrice de projet.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat particulier du directeur est composé de 3 agents : 4 agents de catégorie B.
La direction de programme «Portalis» comprend 26 personnes: 2 magistrats, 9 agents de catégorie A et 15 agents de catégorie B

La direction de projet «Modélisation des organisations» est composée de 8 acteurs métiers et 2 contractuels : trois magistrats, trois directeurs des services de greffe, un greffier, une secrétaire administrative, une chargée de mission contractuelle et un chargé d'études contractuel.

Votre hiérarchie

Le poste d'assistant(e) de direction est placé sous l'autorité fonctionnelle de la responsable du secrétariat particulier rattaché au cabinet du directeur des services judiciaires. L'autorité hiérarchique est assurée conjointement par la directrice de programme Portalis et la directrice de projet

Vos interlocuteurs métiers

Directionnel et inter-directionnel.

Connaissances

Bonnes connaissances de l'institution judiciaires et de son organisation
Bonne maitrise de l'outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook...
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, etc.)

Savoir-faire
Avoir le sens de l'organisation et de la méthode
Savoir anticiper et prioriser
Savoir rendre compte et travailler en équipe
Avoir des capacités rédactionnelles
Avoir une bonne expression écrite et orale

Savoir-être
Faire preuve de rigueur
Savoir gérer l'urgence et faire preuve de réactivité
Avoir le sens des relations humaines et de l'accueil
Faire preuve d'une parfaite discrétion professionnelle
Être force de proposition et avoir l'esprit d'initiative
Respecter la confidentialité et le devoir de réserve
Avoir le sens du service public
Avoir des capacités d'adaptation

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Expérience d'au moins 2 ans - première expérience souhaitée dans le domaine du secrétariat.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formation interne et documentation du service (vademecum, etc.) à disposition.