Assistante Administrative - Assistant Administratif et RH de Proximité - Dir-Sg Paris - Ile de France H/F - Service Public

Elle assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, elle s'appuie, d'une part, sur les compétences métier des quatre départements, et, d'autre part, sur un adjoint désigné parmi les chefs des quatre départements, et par une équipe de gestion au sein de l'état-major de la délégation.

Composition et effectifs du service

Le pôle transverse de la délégation regroupe :

· Un pôle Etat-major proprement dit :

- Animé par un.e responsable Etat-major, appui au pilotage ;

- Composé :

· De deux assistantes administratives et RH de proximité (dont un poste proposé) ;

· D'un.e assistant.e administratif-ve et logistique;

· D'un.e assistant.e administratif-ve et moyens généraux ;

· D'un adjoint technique polyvalent.

· Un pôle « déléguée »

- Animé par la déléguée interrégionale

- Composé :

· D'une déléguée à l'égalité et à la diversité ;

· D'une référente transformation écologique ;

· D'un.e gestionnaire administratif-ve et missions transverses.

Votre hiérarchie

- Responsable de l'Etat-major, appui au pilotage (N+1)

- Chantal BUBLOT, déléguée interrégionale Paris-Ile-de-France du secrétariat général (N+2)Vos activités principales

Assurer la gestion des ressources humaines de proximité des agents de la Délégation interrégionale Paris Ile-de-France

Missions principales

1- Ressources humaines :

· Diffuser les informations provenant des services parisiens (recrutements, concours, promotions, entretiens professionnels annuels), recueillir les avis et arbitrages requis et organiser le retour d'informations auprès des services dans les délais impartis;

· Assurer la gestion administrative des agents titulaires et non titulaires (contractuels, apprentis, stagiaires): recrutement, accueil, suivi des positions administratives, des absences, des accidents de service/de trajets et maladie professionnelle, du télétravail, renouvellement des contrats;

· Ecouter, renseigner, conseiller et accompagner les agents au quotidien;

· Répondre aux sollicitations des services parisiens sur divers sujets: les questions statutaires, suivi des astreintes, recensement des grévistes, congés bonifiés ...;

· Être un relai entre les agents et les services parisiens (DRH-AC, BCAR, BAEP);

· Assurer la gestion administrative des déplacements en soutien à l'assistante administrative et logistique : réservations de transport et d'hôtels, traitement des états de frais dans Chorus DT, établissement des ordres de mission permanents et ponctuels et habilitations à conduire...

Missions mutualisées

2- Activités mutualisées au sein de l'État-major

· Assurer l'accueil physique et téléphonique;

· Gérer le stock des fournitures techniques et administratives (commandes et livraisons), tenir l'inventaire, contrôler la consommation, gérer les consommables des imprimantes communes ;

· Gérer les clés et les badges d'accès au bâtiment;

· Préparer les salles pour les réunions, en lien avec l'agent logistique;

· Préparer et suivre les dossiers administratifsen fonction des besoins: courriers, prise de notes, prise de rendez-vous...)

· Classer et archiver les dossiers.

Modalités d'exercice des missions

Afin de garantir la continuité de service au sein de l'État-major, les missions seront exercées en trinôme avec les autres gestionnairessur l'ensemble des activités afin de pallier les éventuelles absences ou surcroit d'activité.

Connaissances
Structure du ministère de la justice (DAP, DSJ, DPJJ, SG, IGJ)
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Connaissance dans les domaines d'intervention

Savoir-faire
Analyser, synthétiser, diffuser une information, une publication
Savoir rendre compte à la hiérarchie et travailler en équipe
Faire preuve d'autonomie et de discrétion
Mettre en forme un document
Assurer la préparation, la tenue et le suivi des réunions

Savoir-être
Savoir s'adapter, s'organiser et prendre des initiatives
Avoir le sens du relationnel et de la discrétion
Etre rigoureux, méthodique et réactif
Etre disponible