Assistant de Direction - Cabinet H/F - Direction des Services Judiciaires

La direction des services judiciaires règle l'organisation et le fonctionnement du service public judiciaire. A ce titre, elle élabore les statuts des magistrats et fonctionnaires des services judiciaires et assure le recrutement, la formation, l'emploi ainsi que la gestion des ressources humaines. Elle réglemente et contrôle l'activité des personnes qui collaborent directement à l'exercice des fonctions juridictionnelles. La direction des services judiciaires participe à l'élaboration des projets de lois ou de règlements ayant une incidence sur l'organisation et le fonctionnement judiciaire et elle élabore les textes de création ou de suppression, d'organisation et de fonctionnement des juridictions de l'ordre judiciaire. La direction des services judiciaires détermine les objectifs stratégiques et opérationnels, définit les besoins de fonctionnement et d'équipement, répartit les ressources et les moyens entre les différents responsables fonctionnels ou territoriaux.

Pour sa part, le cabinet du directeur des services judiciaires :
- assure la gestion des ressources humaines de la direction en lien avec les services du secrétariat général.
- gère les besoins informatiques et logistiques de la direction
- suit les questions des parlementaires et les requêtes des particuliers
- assure le développement et la coordination de la communication interne et externe de la direction, anime le réseau des magistrats délégués à la communicationLe titulaire du poste, placé sous l'autorité de la chefferie de cabinet du directeur, assure l'organisation et la gestion du secrétariat du directeur des services judiciaires et des chefs de service.

A cet égard, ses missions sont les suivantes :

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes

- Gestion de l'emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l'agenda électronique)

- Constitution des dossiers en version papier et dématérialisé

- Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation)

- Gestion des parapheurs en interne et externe via l'application Messager

- Traitement des requêtes, questions écrites et courriers parlementaires en lien avec le chargé de requêtes

- Mise en forme de courriers et documents divers

- Organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestation, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.

- Gestion des déplacements du directeur, de ses adjoints et des membres du cabinet de la direction : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec l'agence de voyages dédiée au ministère

- Gestion de la boite structurelle du secrétariat particulier et du pôle requêtes

- Mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant du secrétariat particulier

- Commande de matériels et demande d'intervention informatique

- Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations et suivi

- Enregistrement et vérification des textes réglementaires transmis au cabinet du ministre dans l'application SOLON aux fins de publication au journal officiel

- Etablissement des ordres de mission des magistrats et fonctionnaires de greffe à l'étranger

- Elaboration des notes circonstanciées des demandes de passeport de service et visa;

Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par le directeur des services judiciaires, ses adjoints et la chefferie de cabinet de la direction des services judiciaires.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat particulier du directeur est composé de 4 agents : 3 agents de catégorie B et 1 agent de catégorie C.

Votre hiérarchie

Les 2 assistantes de direction sont hiérarchiquement rattachées à la responsable du secrétariat particulier du directeur des services judiciaires.

Vos interlocuteurs métiers

Directionnel et inter-directionnel.

Connaissances

Bonnes connaissances de l'institution judiciaires et de son organisation
Bonne maîtrise de l'outil informatique: Pack Office, Word, Excel, Outlook, Chorus-Dt

Savoir-faire
Avoir le sens de l'organisation et de la méthode
Savoir anticiper et prioriser
Savoir rendre compte et travailler en équipe
Avoir des capacités rédactionnelles
Avoir une bonne expression écrite et orale

Savoir-être
Faire preuve de rigueur
Savoir gérer l'urgence et faire preuve de réactivité
Avoir le sens des relations humaines et de l'accueil
Faire preuve d'une parfaite discrétion professionnelle
Être force de proposition et avoir l'esprit d'initiative
Respecter la confidentialité et le devoir de réserve
Avoir le sens du service public
Avoir des capacités d'adaptation

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Expérience d'au moins 3 ans souhaitée dans le domaine du secrétariat.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formation interne et documentation du service (vademecums, modes opératoires, etc.) à disposition.