Secrétaire Médicale H/F - Ville de Lyon

Au sein de la Délégation Générale aux Ressources Humaines et au Dialogue Social (DGRHDS), le Service de médecine préventive a en charge la surveillance médicale des agents (10 000 agents environ), participe aux actions de prévention en milieu de travail et conseille l'autorité territoriale et les agents en matière de médecine du travail.

Pour gérer notamment les visites médicales des agents saisonniers d'été, le service recrute un CDD 4 mois pour la période du 1er Juin au 30 septembre.

Vos missions :

Sous l'autorité de la gestionnaire administrative, vous travaillez en renfort au pôle secrétariat et vous participez à la gestion administrative du service de Médecine Préventive (5 médecins, 1 ou 2 internes selon les semestres, 2 infirmières, 2 secrétaires en binôme, une chargée d'accueil, une gestionnaire). Vous participez à l'accueil et aux convocations des agents en visite médicale.

Suivi des visites médicales pour le recrutement de saisonniers, apprentis
- Vous échangez avec les directions afin d'identifier leurs besoins de recrutement d'emplois saisonniers, apprentis...
- Vous organisez le pré-réservation des créneaux dans les agendas des médecins et saisie des visites médicales dans l'application professionnelle
- Vous envoyez les convocations aux agents et informez les directions concernées puis assurez le suivi des dossiers.

Gestion administrative :
- Vous assurez l'envoi et la gestion de tableaux de suivi
- Vous saisissez les retours des commandes de pharmacies des écoles, crèches et services.
- Vous participez de façon progressive à la gestion des appels téléphoniques en lien avec la secrétaire binôme.

Polyvalence sur certaines tâches en l'absence de la chargée d'accueil
- Vous assurez l'accueil des agents, la réception et gestion du courrier.
- Vous préparez les consultations médicales de chaque médecin et interne avec sortie des dossiers médicaux concernés.

Profil recherché
Vous maîtrisez les outils informatiques : Word, Excel, Outlook (formation en interne à l'application métier UEGAR).

Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles et vous savez vous adapter au public concerné ainsi qu'à la situation.

Vous faites preuve de tact et de discrétion et respectez strictement le secret professionnel et médical.

Vous possédez de bonnes capacités d'expression écrite (mails) et orale.

Vous travaillez avec méthode, rigueur et vous savez gérer votre temps efficacement.

Informations complémentaires
Conditions de travail :
- Poste en présentiel- 7h45 par jour du lundi au vendredi
- Horaires : 8 h 00 - 16 h 45 ou 8 h 15 - 17 h 00 (en concordance avec les secrétaires du binôme)
- 1 heure de pause pour le déjeuner

-Rémunération: 2000 € bruts/mois

Avantages :
- 25 jours de congés par an
- 38h45 par semaine
- Titres-restaurant : 8,50 €/titre
- Participation transports en commun 75%
- Comité des Œuvres Sociales

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.