Assistant - Assistante Administrative de Formation H/F - Ask Formation

Rejoignez une équipe dynamique et une structure en plein développement.

L'Assistant(e) Formation est en charge de la gestion des dossiers des stagiaires. Il/elle s'assure de la conformité de dossiers d'inscription, de la mobilisation des financements en lien avec les employeurs et les OPCO jusqu'à la réalisation de la facturation. Il/elle assure le suivi durant la formation en lien avec l'équipe pédagogique et assure le relai administratif entre les stagiaires et les employeurs.

Missions
Les missions s'articulent autour des axes suivants :

Accueil & Relationnel :
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de nos formations (ouverture du centre, mail, téléphone)
- Veiller à la bonne tenue et à l'entretien des espaces de formation et des locaux

Gestion des inscriptions :
- Participer avec les équipes commerciale et pédagogique au bon remplissage des formations
- Saisir les dossiers entrants dans les différents tableaux de suivis et logiciels (Edusign, EVOC, plateforme AKTO)
- Inscriptions aux examens

Suivi administratif :
- Elaborer et transmettre les documents administratifs en lien avec la formation (CERFA, conventions, convocations, livrets stagiaire, plannings, attestations,.)
- Suivre et gérer les émargements sur Edusign
- Suivre les plannings et l'édition des ordres de missions (ODM) des formateurs
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi interne
- Respecter les process mis en place
- Assurer le classement et l'archivage des documents (papiers et numériques)

Facturation :
- Suivre les conventions de financement, collecter les pièces justificatives nécessaires
- Réaliser les relances financières auprès des financeurs, OPCO, entreprises partenaires ou bénéficiaires
- Participer à la préparation des éléments de facturation en lien avec l'équipe financière
Profil :
Une expérience dans le domaine de la formation ou bien de l'insertion professionnelle est un avantage certain.

Savoir-être :
- Capacité à s'adapter aux situations, à hiérarchiser les besoins et à gérer les urgences
- Capacités relationnelles développées
- Capacité à travailler en équipe, sens du service, faire preuve de créativité et être force de proposition
- Organisé(e), rigueur, dynamisme, adaptabilité, réactivité seront des qualités indispensables à la bonne tenue du poste
- Communication : aptitude à interagir avec divers interlocuteurs et à fournir des informations claires. Discrétion professionnelle

Savoir-faire :
- Très bonne maitrise des outils informatiques : Pack Office,
- Bonne communication écrite et orale
- Excellente présentation requise

Experience: 2 An(s)

Compétences: Formation des employés,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Réaliser un suivi des contrats en alternance

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.