Secrétaire H/F - Udaf 22

L'Udaf 22 recrute un(e) secrétaire en CDI à temps partiel (80%). Poste à pourvoir au 1er avril 2026.

Sous l'autorité du responsable du Pôle Ressources et Actions, vous êtes chargé.e de :
- Assurer le secrétariat social et administratif des CESF de l'Udaf 22 au bénéfice des personnes accompagnées,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'Udaf 22,
- Travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des professionnels de l'Udaf 22.

Ainsi, le.la secrétaire est chargé.e notamment :
- d'assurer le secrétariat des CESF :
o Saisir et mettre en forme tout document (courriers, notes, rapports, etc.),
o Rédiger tout courrier à partir d'instructions,
o Classer systématiquement tout courrier au moment de l'envoi,
o Renseigner les statistiques et échéances sur les supports dédiés,
o Soutenir les CESF dans la constitution de dossiers administratifs d'ouverture et de renouvellement de droits des personnes accompagnées.

- d'assurer l'accueil physique et téléphonique de l'institution :
o Accueillir, informer, orienter,
o Savoir déterminer le besoin des familles.

- d'assurer le secrétariat institution
o Réceptionner et enregistrer le courrier quotidiennement et le ventiler,
o Gérer le planning de la Direction (prise de rendez-vous), calendrier institutionnel,
o Gérer la réservation des salles de l'institution (commission encadrement, réunions, diverses instances.) et autres matériels (vidéoprojecteur, etc.),
o Saisir et mettre en forme tout document (courriers, notes, invitations.),
o Participer à l'organisation de l'Assemblée générale de l'Udaf 22 et aux commissions sectorielles en lien avec l'attaché.e de direction et la directrice,
o Participer à l'organisation d'évènements institutionnels en lien avec l'attaché.e de direction et la directrice (matinales, séminaires, fêtes de la famille, etc.)
o Procéder à l'archivage annuel des dossiers (clos ou à détruire) selon les règles et les procédures établies.

- Mission spécifique : référente communication
Dans le cadre de cette mission transversale, en lien avec le responsable du Pôle ressources et actions et/ou la directrice, la-le secrétaire est chargé.e de :
o Participer à l'élaboration et à la mise à jour de journal de l'Udaf22,
o Contribuer à l'élaboration de la lettre d'information à destination des partenaires,
o Publier des contenus et informations institutionnelles sur la page LinkedIn de l'Udaf22, en lien avec la Direction.

Profil : Titulaire d'un diplôme de niveau 4 minimum.
La maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) est indispensable pour ce poste.

Avantages :
- Mutuelle prise en charge à 50%
- Formation
- Avantages CSE
- Organisation du temps de travail

Candidature (lettre de motivation manuscrite, CV détaillé) à adresser à Madame la Directrice de l'Udaf 22.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Elaborer des tableaux de bord,Gérer la communication interne et externe,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Préparer les dossiers techniques pour les réunions,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.