Adjoint Administratif - Gestionnaire - Spip70 Ra Lure H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON

Elle appartient au SPIP du Territoire de Belfort et de Haute-Saône. l'Alip de Lure est saisie du suivi d'environ 420 mesures en milieu ouvert.

Composition et effectifs du service

L'ALIP de Lure est une antenne composée de 6 CPIP et d'un personnel administratif (AA) chargé du secrétariat et de l'accueil des publics.

Votre hiérarchie

- Directeur fonctionnel du SPIP et adjointe

- Directeur pénitentiaire d'insertion et de probation chef d'unité

Vos interlocuteurs métiers

- Directeur fonctionnel du SPIP et adjointe / Directeur pénitentiaire d'insertion et de probation chef d'antenne

- Deux secrétaires administratifs (ressources humaines, référent informatique, référent médecine du travail, référent gestionnaire parc de véhicule, économe)

L'intervention de l'adjointe administrative en charge du secrétariat de l'ALIP de Lure s'inscrit dans le cadre général des missions du service public pénitentiaire définies par la loi du 24 novembre 2009 dite loi pénitentiaire.
Le service public pénitentiaire «participe à l'exécution des décisions pénales. Il contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues. Il est organisé de manière à assurer l'individualisation et l'aménagement des peines des personnes condamnées.» (Art 2)

L'adjointe administrative en charge du secrétariat de l'ALIP de Lure organise son activité selon cinq grands axes :

- La gestion des entrées et sorties courriers/courriels
- La création des dossiers et leur enregistrement informatique.
- La tenue de tableaux statistiques.
- L'accueil physique et téléphonique du public et des partenaires.
- La gestion des moyens

La gestion des entrées et sorties courrier / courriels

- Réception des documents adressés au SPIP et communication aux agents compétents.
- Enregistrement et datation des documents entrants lorsqu'il s'agit de pièces de saisines ou d'éléments de procédure (saisines, jugements, ordonnances...).
- Enregistrement et datation des documents sortants lorsqu'il s'agit de pièces de procédure (enquêtes, rapports, avis...) et transmission vers les destinataires (juridictions, établissements pénitentiaires...).
- Réception et transmission des alarmes, des modifications horaires et de toute pièce de procédure attachée aux mesures de surveillance électronique)
- Gestion administrative des convocations des articles R621 et D147-22 et autres convocations (sortants de détention)
- Gestion administrative des convocations transmises par le BEX
- Interface avec le greffe du service de l'application des peines et le greffe de la MA de Vesoul

Création des dossiers et enregistrement informatique - transfert et archivage des dossiers

- A l'occasion de chaque saisine, création d'une mesure sur APPI/PRISME et ouverture d'un dossier papier correspondant.
- Mise à jour de la base APPI/PRISME via prise en charge, saisine, affectation, archivage et transfert des mesures informatiques.
- Gestion des dossiers des PPSMJ placés en suivi administratif (PPSMJ détenues, en suivi espacé.)
- Transmission des dossiers papier vers les services compétents en cas de dessaisissement
- Archivage des dossiers en fin de mesure et clôture des mesures sur APPI/PRISME.

Tenue de tableaux statistiques

- Tenue des tableaux de bord locaux
- Renseignement des tableaux statistiques à destination du siège du SPIP et de la DISP

Accueil du public

Accueil physique et téléphonique des personnes placées sous-main de justice, des partenaires

La gestion des moyens

- Gestion des fournitures et consomm

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances

Savoir-faire

Maitrise Pack office

Accueil physique et téléphonique des publics justice

Savoir-être

Tenue de tableaux de bord Excel

Capacité d'adaptation

Savoir rédiger des courriels

Travail en équipe

Savoir utiliser des logiciels

Sens de l'organisation

Savoir trouver des solutions

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Secrétaire, agent d'accueil

Offres de formation associées à votre prise de poste

Adaptation à l'emploi, formation aux logiciels métier

Perspectives d'évolution professionnelle

Avancement au grade, concours interne