Adjoint Administratif Générique H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

Composition et effectifs du service :

1 DPIP, 9 CPIP, 2 ASE, 1 COORDO, 2 AA

Votre hiérarchie :

Vous êtes placés sous l'autorité du DFPIP et des autres membres de l'équipe de direction du SPIP de Corse

Vos interlocuteurs métiers :

Agents du SPIP + Service de l'application des peines + Etablissements pénitentiaires

Missions généralesde secrétariat :

Accueil physique et orientation du public, Standard, accueil téléphonique et transmission des messages, Gestion interne du courrier, mails, Fax, Organisation et suivi du secrétariat de l'antenne d'Ajaccio, Participation aux réunions de services,

Rédaction ou renseignement de documents divers (conventions, compte-rendu de réunion, correspondances, notes, plannings, etc.), Classement et organisation des archives, Gestion du stock de fournitures du service - lien avec l'économat du siège pour les besoins, Renseignement des statistiques de l'antenne.

Missions spécifiquesrelatives à la gestion administrative des dossiers et mesures :

Création et gestion des dossiers d'insertion et de probation. Ouverture, mise à jour et clôture des mesures sur APPI. Affectation administrative des dossiers aux CPIP et retranscription sur le logiciel GENESIS. Tâches administratives à réaliser dans le cadre du protocole sortant, plus particulièrement dans l'application de l'article 741-1 du CPP (le cas échéant lien avec les secrétariats des MF). Gestion des convocations au SPIP (BEX/741-1). Lien direct avec le service d'application des peines et le bureau de l'exécution des peines.

Missions spécifiques relatives au partenariat et aux activités insertionnelles / socioculturelles :

Participation à la gestion des inscriptions des PPSMJ aux différentes interventions et activités SPIP. Création et renseignement des activités dans le logiciel GENESIS. Renseignement des statistiques de présence aux activités. Travaille en collaboration avec la coordinatrice d'activités dans le cadre de la programmation des activités socioculturelles

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...) :

Bureau individuel - téléphone professionnel - matériel informatique - logiciels spécifiques

Connaissances :
Technique de secrétariat
Technique d'accueil physique et téléphonique
Constitution des dossiers
Classement et archivage

Savoir-être :
Communication
Relations interprofessionnelles

Savoir-faire :
Informatique et logiciels bureautique (word/Excel)
Gestion administrative de courriers, mails
Gestion d'agendas
Recensement de fourniture/Suivre l'état des stocks