Secretaire Administratif·ve Régisseur - Secrétariat Présidence H/F - Direction des services judiciaires - CA NANCY

Le tribunal judiciaire de Bar Le Duc est l'un des 5 tribunaux judiciaires qui composent la cour d'appel de Nancy.

Le tribunal judiciaire de Bar Le Duc exerce les compétences de première instance en matière civile, pénale et de proximité. Il assure l'accueil du public, le traitement des procédures, la tenue des audiences et l'ensemble des missions nécessaires au bon fonctionnement du service public de la justice.

Les services du tribunal judiciaire de de Bar Le Duc sont organisés autour de plusieurs pôles :

Services de greffe (civil, pénal, accueil du justiciable),

Services administratifs (ressources humaines, budget, logistique, moyens généraux).

Sous l'autorité des chefs de juridiction et du directeur de greffe, ces services assurent la préparation et le suivi des procédures, la gestion des moyens humains et matériels, ainsi que l'organisation quotidienne nécessaire à la continuité du service public de la justice.

Composition et effectifs du service : 1 agent (secrétaire administratif)


Le secrétaire administratif exerce des missions administratives d'application et assure, en qualité de régisseur, la gestion comptable et financière de la régie du tribunal judiciaire. Il contribue également au fonctionnement du secrétariat de la présidence, au suivi des expertises, à la gestion du parquet civil et à diverses missions transversales nécessaires à la continuité du service public.

1. Gestion de la régie
Encaisser et comptabiliser les recettes au profit de l'État.
Gérer l'avance de fonds publics et assurer l'encaissement et l'emploi des fonds privés.
Vérifier les pièces de dépense (frais de justice) et procéder aux paiements.
Passer ou valider les écritures comptables et tenir la comptabilité des opérations de recettes et de dépenses.
Préparer les bordereaux de pièces de dépense et les transmettre au SAIR.
Éditer les documents comptables et les transmettre aux autorités compétentes (TG, DG).
Préparer les suivis périodiques des frais de justice.
Recevoir les autorités de contrôle et répondre à leurs observations.
Assurer la conservation et l'archivage des pièces comptables.

2. Secrétariat de la présidence
En lien avec la présidente, organiser l'audience solennelle (projets d'invitations, recueil des présences, plan de salle).
Élaborer le planning des audiences et les tableaux de permanences.
Alimenter et mettre à jour PILOT.
Assurer la gestion administrative des magistrats placés sous l'autorité de la présidente.

3. Expertises civiles et pénales
Assurer le suivi des expertises et relancer les experts.
Préparer les ordonnances de changement d'expert, de complément de provision, de taxe ou de prolongation de délai.

4. AFM - Huissiers, médecins, enquêteurs
Assurer le suivi des dossiers sur WINCI.
Transmettre les éléments nécessaires au SAIR.

5. Gestion du parquet civil
Gérer et suivre les procédures d'état civil, les contentieux relatifs à l'état des personnes, les adoptions simples et plénières, ainsi que les tutelles des majeurs.

6. Recouvrement de l'aide juridictionnelle
Assurer le suivi et la mise en oeuvre des procédures de recouvrement.

7. Prestations de serment
Organiser les prestations de serment pour le tribunal judiciaire jusqu'à la phase d'audience.

8. Tâches complémentaires
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Procéder à l'archivage des dossiers et des minutes.
Participer à la formation des stagiaires et des nouveaux collègues.
Gérer le courrier et la boîte mail structurelle.
Assurer le suivi de l'activité législative et réglementaire.
Remplacer ponctuellement les collègues, notamment à l'accueil.
Tenir les astreintes de weekend.
Assurer la transmission des statistiques.
Exécuter toute mission confiée ponctuellement par la hiérarchie pour garantir la continuité du service public.

Savoirs
Connaissances juridiques approfondies.
Connaissance de l'organisation judiciaire et des circuits administratifs.
Maîtrise du droit civil et de la procédure civile ; notions en procédure pénale appréciées.
Connaissance du statut général de la fonction publique et des règles administratives applicables.
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (suite bureautique, environnement numérique).
Maîtrise des logiciels métiers : WINCI, TGI/REGINA, PILOT, ainsi que les applicatifs du ministère de la Justice.
Connaissance des règles budgétaires et comptables (utile pour la régie).

Savoirfaire
Appliquer les textes législatifs et réglementaires.
Assurer une veille juridique et déterminer les diligences nécessaires à chaque procédure.
Alimenter tableaux de bord, statistiques et outils de suivi.
Organiser, prioriser et gérer sa charge de travail.
Travailler en équipe et coopérer avec différents interlocuteurs (magistrats, greffiers, experts, usagers).
Maîtriser les techniques de rédaction administrative (courriers, notes, ordonnances simples, comptes rendus).
Utiliser les logiciels métiers et les outils numériques avec autonomie.
Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.
Mettre en oeuvre les techniques de classement et d'archivage.
Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté.

Savoirêtre
Discrétion professionnelle, loyauté et respect de la confidentialité.
Disponibilité, dynamisme et sens du service public.
Rigueur, méthode et fiabilité dans l'exécution des tâches.
Polyvalence et capacité d'adaptation à des missions variées.
Réactivité, vigilance et capacité à travailler dans l'urgence.
Qualités relationnelles, sens du contact et aptitude au travail en équipe.
Esprit d'initiative et autonomie dans l'organisation du travail.