Secretaire Administratif - Service Administratif Régional de Rouen H/F - Direction des services judiciaires - CA ROUEN

Vos activités principales :

Le/la gestionnaire budgétaire sera affecté au service budgétaire. Le service assure le contrôle et le suivi de l'exécution comptable des budgets de fonctionnement des services prescripteurs du ressort de la cour d'appel de Rouen.

Il/Elle aura en charge :

- La gestion et le suivi de l'exécution du budget de fonctionnement courant des juridictions du ressort et des responsables de gestion

- Les demandes de frais de déplacement, le traitement des indemnités de changement de résidence et congés bonifiés,

- La mise en oeuvre du contrôle interne financier,


Vos missions

1- Tâches principales:

1-1 Accueil et renseignements:

Accueil téléphonique et renseignements des agents ;

1-2 Traitement du courrier et des mails

1-3 Pour le fonctionnement courant:

Vérification de la régularité de la dépense:

- Vérifier la régularité comptable des demandes d'achat (DA) émanant des cellules de gestion depuis chorus formulaire, procéder à leur validation ou leur rejet, tracer ces DA dans des tableaux de suivi

- Vérifier la réception des factures dans l'applicatif chorus coeur, vérifier la régularité comptable des factures au regard des DA et services faits et demander leur mise en paiement ou leur rejet. Tracer les factures (validées ou rejetées) dans des tableaux de suivi.

Suivi des flux dans chorus coeur :

- Analyse des engagements juridiques (EJ): maintien de l'existence, finalisation de poste et/ou clôture des EJ.

Mise en paiement des intérêts moratoires:

- Vérification du dépassement du délai global de paiement, demande de validation ou de suppression des intérêts moratoires

1-4 Pour les frais de déplacement:

Contrôle et validation niveau 1 des ordres de missions:

- Réceptionner les demandes dans chorus DT et/ou en document papier ;

- Les contrôler au vu de la règlementation et des pièces justificatives déposées ;

- Valider ou mettre les mémoires en révision;

Gérer les recours

Elaboration des statistiques et suivi de l'activité:

- Recenser les données statistiques en alimentant des tableaux de bord ;

- Gérer le suivi du stock et alerter en cas de nécessités.

1-5 Classement et archivage des dossiers.

2- Tâches annexes:

2-1 Formation des nouveaux arrivants;

2-2 Création et mise à jour de la documentation (modes opératoires, fiches pratiques...);

2-3 Suivi de l'actualité législative et réglementaire: veille juridique et mise à jour des documents de référence.

Connaissances:

- Maîtriser les applicatifs métier Chorus formulaire, chorus cour et chorus DT ;

- Maîtriser les circuits administratifs ;

- Connaître les règles de gestion des frais de déplacement,

- Outils bureautiques

- Règles budgétaires et comptables

- Règlementation des marchés publics

- Connaître l'organisation administrative et judiciaire.

Savoir-faire:

- Alimenter les tableaux de bord et statistiques

- Assurer la veille juridique

- Appliquer les textes législatifs et réglementaires;

- Donner une information juridique et/ou procédurale

- Utiliser les outils bureautiques;

- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi;

- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

- Savoir organiser sa charge de travail;

- Savoir rendre compte;

- Savoir travailler en équipe.

Savoir-être :

- Avoir le sens de l'organisation;

- Avoir le sens des relations humaines;

- Être à l'écoute;

- Être autonome;

- Faire preuve de polyvalence;

- Faire preuve de capacité d'adaptation;

- Faire preuve de discrétion.

- Savoir anticiper