Secretaire Administratif Secrétariat DG - Tribunal Judiciaire de Dieppe H/F - Direction des services judiciaires - CA ROUEN

Votre hiérarchie :

Vous êtes placé sous l'autorité directe du directeur de greffe.

Vos interlocuteurs métiers :

Fonctionnaires - magistrats - auxiliaires de justice -expert

Activités principales

Le secrétaire administratif assiste le président et la direction de greffe dans la gestion quotidienne de son travail. Il est également le binôme du secrétaire du procureur de la République.

Gestion d'un secrétariat de chef de juridiction et de direction de greffe

Ø Gestion d'un agenda

Ø Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

Ø Mise en forme du calendrier des audiences dans l'applicatif métier PILOT

Ø Préparation des réunions

Ø Élaboration de documents administratifs (ordonnances de roulement...)

Ø Gestion des dossiers administratifs des magistrats et des fonctionnaires en lien avec le président et le directeur de greffe du tribunal judiciaire

Ø Transmission des documents administratifs à la cour d'appel ou au service administratif régional (certificats médicaux, procès-verbaux d'assemblées générales, éléments indemnitaires, contrats ...)

Ø Gestion des comptes épargne temps des magistrats et des fonctionnaires

Ø Gestion du logiciel de badgeage KELIO

Ø Gestion de la mise en place des élections professionnelles

Ø Traitement des astreintes des magistrats et des fonctionnaires

Ø Elaboration des tableaux des heures supplémentaires des greffiers

Ø Gestion des archives et classement

Ø Suivi de dossiers

Service support et logistique

Ø Prise en charge des aspects logistiques

Ø Gestion des plannings de réservation

Ø Préparation de la salle d'audience lors des audiences solennelles ou des moments de convivialité

Connaissances
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils de communication
Outils informatique

Savoir-faire
Travailler en équipe
Alimenter un tableau de bord
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maitriser les rédactions particulières à l'emploi

Maitriser les techniques de classement et d'archivage

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Organiser sa charge de travail

Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation

Avoir le sens des relations humaines

Être à l'écoute

Être autonome

Etre réactif

Être polyvalent

Faire preuve d'initiative

Faire preuve de capacité d'adaptation

Faire preuve de discrétion

Savoir anticiper