Assistant Administratif - C.C.A.S. de Chatellerault H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Sous l'autorité de la Responsable du service petite enfance, vous collaborez au suivi administratif du service.

- Assurer la gestion administrative du service Petite Enfance:
Établir et assurer le suivi des dossiers en accueil régulier ou ponctuel des familles(contrats, plannings, heures de présence, congés, facturation, lettres de sortie, changements de situations...)
Saisir les dossiers sur le logiciel CONCERTO
Transmettre les éléments nécessaires à l'élaboration des contrats et de la paie du personnel
Mettre à jour le tableau de suivi des personnels (horaires, remplacements...)
Appliquer la procédure en matière de remplacement du personnel des multi-accueil, et assurer les remplacements urgents, sous couvert de la responsable du service petite enfance,
Vérifier les cartes de congé des agents du service petite enfance
Assister aux réunions des responsables d' EAJE et rédiger les comptes rendus
Centraliser les commandes de produits et matériels (lait, couches, matériels divers...) et préparer les bons d'engagement
Mettre en place différents outils informatiques de gestion
Élaborer les courriers et différents documents ( ex bilan annuels, prospectus...)
Assurer le classement et l'archivage des dossiers

- Accueillir, renseigner et orienter les personnes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
Renseigner les personnes sur l'organisation et le fonctionnement des EAJE
Prendre les messages et veiller à la transmission des informations

- Participer au pilotage des structures Petite Enfance
Informer la hiérarchie sur les données mensuelles relatives aux heures réalisées et facturées de chaque structure
Calculer le taux d'occupation
Transmettre les données mensuelles aux différents partenaires (CAF, MSA, SNCF, autres communes, hôpital...)
Relever les différents éléments afin de renseigner le portail CAF
Établir les statistiques annuelles (PMI, CAF...)

Titulaire d'un diplôme administratif (souhaité) et fort d'une expérience significative sur un poste de secrétariat au sein d'une collectivité, vous disposez de bonnes connaissances dans l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales. Autonome et réactif, vous savez prendre des initiatives et avez le sens des priorités. Votre rigueur, votre sens de l'organisation et vos qualités rédactionnelles vous permettront de participer au suivi administratif du service. Vous disposez également d'un excellent sens relationnel, savez rendre compte et faire preuve de discrétion. Par ailleurs, vous maîtrisez les outils numériques et savez élaborer des supports de communication.