Assistante de Groupement - Sdis de Savoie H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Le SDIS de la Savoie recrute par voie statutaire ou de mobilité interne ou à défaut par voie contractuelle :
UN(E) ASSISTANT(E) DE GROUPEMENT
pour le Groupement du Volontariat et le Groupement des CIS
du cadre d'emplois des rédacteurs (ou à défaut, du cadre d'emplois des adjoints administratifs)

Le groupement du volontariat (GVOL) est composé du service des SPV actifs, coordonnant la gestion de l'engagement des SPV et saisonniers de Savoie, et du service actions citoyennes et relations employeurs, qui a pour objet la gestion des JSP et du conventionnement avec les employeurs de SPV pour faciliter leur engagement.
Le groupement des Centres d'Incendie et de Secours (CIS) coordonne les 9 compagnies territoriales de la Savoie, réunissant les 80 centres d'incendie et de secours. Ce groupement a pour objet d'organiser, coordonner et faire le lien entre les CIS, la direction et les services fonctionnels de l'Etat-Major.

L'affectation et les missions sont réparties entre 75 % Groupement du Volontariat et 25% Groupement des CIS.
Le poste est basé à l'état-major à St Alban-Leysse mais des missions ponctuelles extérieures seront demandées.

ACTIVITES ESSENTIELLES

Gérer administrativement les deux groupements
- Assister les deux chefs de groupement dans la gestion administrative et technique
- Prendre les rendez-vous, organiser et anticiper les échéances récurrentes
- Réaliser des travaux bureautiques divers (rédaction de convocations, ordres du jour, comptes-rendus, de, compilations et synthèse de données, etc.)
- Organiser, suivre la planification et rédiger les comptes-rendus des réunions des deux groupements
- Assurer le suivi, sur le logiciel temps de travail, des cycles, des congés et des absences des agents du GVOL
- Trier, enregistrer et répartir le courrier
- Établir des tableaux de bord relatifs au suivi des demandes et besoins formulés par les chefs de compagnie et en assurer le suivi
- Mettre en ligne sur Internet et Intranet les documents nécessaires à la diffusion interne et externe
- Mettre à jour la documentation partagée et les accès sur l'espace collaboratif Teams
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques en fonction des besoins de service

Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique, recevoir et orienter les communications téléphoniques des deux groupements
- Faciliter le lien entre le GVOL, les compagnies et les groupements fonctionnels particulièrement pour les dossiers transversaux

COMPETENCES ATTENDUES

- Maîtrise des techniques de base du secrétariat, du classement et de l'archivage
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint)
- Capacité d'adaptation aux logiciels métiers (connaissance eSedit appréciée)
- Maîtrise des outils distanciels tels que la visioconférence ou les espaces collaboratifs
- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et du milieu des sapeurs-pompiers appréciée
- Capacité d'écoute, esprit de conciliation, rigueur, organisation, dynamisme et réactivité
- Capacité de synthèse et de priorisation des actions
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Aimer le contact avec le public et le travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire
- Autonomie dans l'organisation du travail et aptitude à rendre compte
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion professionnelle