Secrétaire H/F - Service industriel de l'aéronautique (SIAé)

Au sein de l'armée de l'air et de l'espace (AAE), le service industriel de l'aéronautique (SIAé) assure la maintenance industrielle des aéronefs et des matériels aéronautiques des forces (avions de combat, de transport, hélicoptères et équipements associés). Il dispose d'une direction de service (DS) et de cinq ateliers industriels de l'aéronautique (AIA). Le poste est rattaché au département des ressources humaines de l'Atelier Industriel de l'Aéronautique de Cuers-Pierrefeu. Placé sous l'autorité directe du chef de division, le titulaire du poste est chargé des tâches d'assistance indispensables à la bonne marche du service :
-Accueil des visiteurs et renseignement des personnels
-Exploitation des courriers « arrivée » et « départ »
-Rédaction des commandes internes
-Traitement des demandes d'achat
-Gestion des heures supplémentaires
-Gestion des missions du personnel

La division soutien aéronautique est composée d'un effectif de 150 personnes environ.
La mission principale est d'orienter dans leurs démarches et renseigner les interlocuteurs présentant une demande ; jouer un rôle de relais d'information et de coordination pour faciliter l'intervention des membres de l'équipe soutenue

-Assurer la transmission et la mise à disposition de l'information :
- Saisir, mettre en forme (charte graphique, formules d'usage) et reproduire les documents dans le respect des procédures en vigueur.
- Organiser le classement et l'archivage des documents courants.
- Tenir un échéancier du courrier nécessitant des réponses
-Assurer le suivi d'éléments ayant des répercussions sur la rémunération des agents de la division :
Décompte et vérification des heures supplémentaires en suivant la réglementation pour ne pas dépasser le quota autorisé
- Transmission des données concernant les heures de travail effectuées en DPIS (travaux dangereux pénibles insalubres et salissant)
- Assurer le traitement des demandes et sollicitations diverses :
- Etablir des avis de visite et accueillir les visiteurs.
- Prendre les messages téléphoniques et les orienter et/ou les filtrer.
- Rendre compte des dysfonctionnements relatifs à la bonne marche du secrétariat et proposer, le cas échéant, les adaptations nécessaires.
-Contribuer à l'assistance logistique des membres de l'équipe :
- Réserver des salles et/ou des moyens.
- Etablir, vérifier et transmettre les ordres de mission sous logiciel SAXO et TACITE.
- Commander et suivre les fournitures et le mobilier sous logiciel SAPHIR
- Aider à la planification des congés pour assurer la continuité

Avoir tenu un secrétariat
Avoir occupé des missions en lien avec les exigences Qualité, sécurité et environnement