Gestionnaire Administatif et Marchés H/F - U-Search

U-SEARCH, Cabinet de conseil en recrutement spécialisé sur la chasse de profils Cadres, recherche pour l'un de ses clients Bailleur Social un(e) GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET MARCHÉS.

Poste basé à Annecy (74).


MISSION PRINCIPALE

1. Achats

Veiller à la conformité de la bonne passation des marchés et du bon déroulement de la procédure dans le respect de la réglementation
Gérer la procédure, depuis la publication jusqu'à l'attribution du marché
Assurer la construction des marchés en lien avec les équipes opérationnelles
Rédiger les pièces administratives en lien avec les équipes opérationnelles : CCAP, Acte d'engagement, Règlement de consultation, avis de publication et d'attribution, annexes administratives
Rédiger et notifier les résultats des procédures
Gérer les commissions et jurys : convocations aux commissions internes et d'appel d'offres, des jurys de concours, établissement et diffusion des procès-verbaux, des compte rendu de déroulement de procédure
Assurer la bonne utilisation et le bon fonctionnement de la plateforme de dématérialisation : parution des avis de consultation, d'attribution, dématérialisation des dossiers de consultation, gestion des réponses...
Assurer les échanges avec les candidats pendant les procédures
Etablissement du reporting réglementaire : état annuel des marchés
Vérification semestrielle des pièces administratives des fournisseurs (attestations fiscales et sociales)
Assurer le classement, l'archivage et le reporting afférents à l'activité
Mettre à jour, si nécessaire, les procédures achats et règlements des commissions d'appels d'offres et des marchés

2. Gestion administrative des opérations en phase de montage

Etablir en collaboration avec les équipes opérationnelles, les demandes d'agrément relatives aux opérations de construction de logements neufs locatifs et aux réhabilitations. (prix de revient, grilles de loyers, plan de financement...)
Gérer ces demandes jusqu'à l'obtention
Etablir les projets de convention APL et avenants,et les gérer jusqu'à leur publication
Etablir les dossiers de demande d'autorisation d'urbanisme, en collaboration avec les équipes opérationnelles (monteur d'opération, directeur patrimoine, directeur de la maîtrise d'ouvrage) pour sa composante technique. En assurer le suivi (pièces complémentaires, substitution, constat, affichage...) jusqu'à leur purge

3. Gestion financières des opérations d'investissement (Construction locative neuve, réhabilitation acquisition foncière relative aux logements en Bail Réel Solidaire)

En collaboration avec le Directeur Administratif et Financier, établir les dossiers de demande de prêts auprès des partenaires financeurs (Action Logement, CDC) ainsi que les demandes de garanties des collectivités. Suivre ces demandes jusqu'à obtention et mobilisation des fonds,
Etablir les demandes de subventions auprès des collectivités, en assurer le suivi, le versement jusqu'au solde,
Programmer et animer les réunions bi-mensuelles de suivi des financements des opérations d'investissement et en établir et diffuser les compte-rendus

4. Rapports et Bilans

Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l'organisme : rassembler des états récapitulatifs émanant du service, les mettre en forme sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord (mise en forme du budget et des prévisions, rapports d'activité annuels...)
Tenir à jour les tableaux de suivi de l'activité : agréments, conventions, prêts, subventions...

MISSION SECONDAIRE

Ce descriptif n'est ni limitatif ni exhaustif, les missions évolueront en fonction des besoins de l'entreprise.

Relations professionnelles et conditions d'exercice

1. Rattachement / Hiérarchie
Rattachement au Directeur de la Maitrise d'Ouvrage
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de la Maitrise d'Ouvrage

2. Interlocuteurs internes et usagers
Contacts fréquents et réguliers avec les chefs de services et les équipes opérationnelles

3. Partenaires extérieurs
Collaboration étroite avec les fournisseurs, les équipes de maîtrise d'oeuvre, la plate-forme de dématérialisation
Contacts fréquents avec les partenaires financeurs (Action Logement, CDC...), les collectivités locales (Communes, Agglomérations, Communauté de Communes, Département...) et les représentants de l'Etat (DDT...)

4. Conditions d'exercice
Environnement du poste : travail principalement au bureau
Horaires de travail fixes avec amplitudes liées aux pics d'activités
Moyens matériels : outil informatique et poste téléphonique

Le candidat

- Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 de préférence juridique
- Une expérience de 3 à 5 ans dans la fonction souhaitée
- Connaissance de la réglementation de la commande publique, du droit de l'urbanisme, du financement du logement social
- Bonne orthographe
- Capacité à prendre des notes
- Capable de travailler en autonomie
- Savoir rédiger des comptes rendus
- Culture juridique et règlementaire
- Etre organisé(e), rigoureux(se) et méthodique dans la gestion des dossiers administratifs
- Bonne qualité relationnelle et rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Confidentialité et obligation de réserve
- Goût pour le travail en équipe
- Permis B souhaitable
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Notions de règlementation d'urbanisme et de la construction