Assistant Administratif H/F - OPENS

Opens est en croissance continue depuis 2019. Pour accompagner cette dynamique et structurer durablement notre organisation, nous recherchons un véritable renfort.Rattaché(e) à la Présidente, vous travaillez en lien constant avec la référente interne et l'ensemble des consultants.
Le poste a pour finalité d'assurer un support administratif au service de l'activité, avec rigueur, sens du service et confidentialité.

*Missions principales*
Appui administratif à la gestion des dossiers clients (50%)
Vous intervenez sur l'ensemble du cycle administratif, avec une attention particulière à la qualité de service et au respect des échéances.
- En amont (contractualisation/démarrage)
Préparer et suivre les éléments administratifs liés aux prestations.
Assurer la collecte, la vérification et l'organisation des pièces nécessaires au lancement des dossiers.
Mettre en forme les documents (devis, conventions/contrats, documents de suivi selon les prestations).
Assurer le suivi des signatures, validations et relances si nécessaire.
- En fin de dossier (clôture/validation/facturation)
Vérifier la complétude administrative des dossiers avant clôture.
Préparer les éléments nécessaires à la facturation et suivre le circuit de validation interne.
Mettre en ordre les livrables administratifs de fin de prestation (attestations, justificatifs, etc. selon l'activité).
Contribuer au suivi administratif des paiements et à la bonne traçabilité documentaire.

Appui administratif à la direction (30%)
Vous soutenez la direction sur des tâches transverses, en facilitant la préparation et la structuration des informations.
Préparer des éléments pour la comptabilité (collecte, classement, transmission, suivi administratif).
Contribuer à la préparation des réponses aux appels d'offres : collecte de pièces, mise en forme, complétude, suivi des échéances.
Réaliser des synthèses simples (avancement dossiers, suivi administratif, points à traiter).
Préparer des réunions : ordre du jour, supports, éléments de contexte, comptes-rendus simples si besoin.

Appui à la gestion qualité et conformité (15%)
Vous contribuez au maintien de notre organisation qualité, dans le respect de nos engagements.
Participer au suivi des exigences Qualiopi : organisation, mise à jour et classement documentaire, préparation d'éléments utiles aux audits.
Contribuer au respect des engagements liés à notre démarche de Société à Mission (suivi, organisation des éléments de preuve ou de reporting interne selon les besoins).
Aider à maintenir une logique simple, claire et opérationnelle de gestion documentaire.

Appui à la vie quotidienne du bureau (5%)
Vous êtes un point de repère au quotidien pour que le bureau fonctionne bien.
Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter et informer avec professionnalisme.
Gérer les consommables et les commandes courantes.
Assurer la relation avec le prestataire de services ménagers (suivi, besoins, ajustements).
Gérer le courrier (réception, envois, classement).

*Conditions & avantages*
Contrat : CDI, 28h possibilité d'évolution vers un 35h
Prise de poste : Avril/Mai - commençant par formation avant embauche (POEI)
Rémunération (sur la base d'un 35h) : 1900 € à 2000€ brut/mois (selon profil)
Mutuelle : Harmonie Mutuelle, prise en charge à 50%
Avantages : Primes collectives (PPV), PERCO & PEI, Télétravail flexible, Carte Swile (cadeaux, chèques culture/vacances), Journées d'équipe, Café et thé à volonté, Cours de sport

Experience: 3 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser le traitement des commandes,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Suivi et relance des pièces manquantes,Suite Office,Intérêt pour l'IA et/ou l'automatisation

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.