Chef du Pôle Sollicitation des Usagers H/F - Préfecture des Yvelines

Emploi(s) type/Code(s) : Chargée/Chargé d'accueil ou de service aux usagers (FPUSA001A) / Chargée/Chargé de relation et de service à l'usager (FPUSA002A)
Groupe RIFSEEP : 3

Le secrétariat général commun départemental des Yvelines (SGCD) se dote d'un bureau de l'accueil et de l'information, conçu comme un dispositif structurant et innovant au service de la relation usagers. Ce bureau a vocation à proposer une organisation modernisée de l'accueil et de l'information, en mobilisant l'ensemble des canaux de contact (accueil physique, téléphonique et dématérialisé), ds une logique de simplification des parcours usagers et d'amélioration continue de la qualité de service

À l'issue de la phase de préfiguration, prévue jusqu'au mois d'avril, le bureau entrera dans une phase opérationnelle fondée sur des modes de fonctionnement harmonisés et des pratiques modernisées
Le responsable du bureau animera une dynamique collective, encadrera les chefs de pôle et accompagnera les équipes dans l'appropriation de de nouveaux outils et méthodes de travail
Vos activités principales
- anime et encadre une équipe de 12 agents
- assure le pilotage stratégique et opérationnel du pôle,
- assurer l'application des bonnes pratiques: accueil dématérialisé, téléphonie, archives, réponse mails
- accompagne la mise en place et la rédaction des procédures, veilles à l'application et l'adaptation de celles-ci autant que nécessaire

Votre environnement professionnel
Activités du service : Le bureau assure la réception, l'orientation et l'information des usagers de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI. Le pôle «sollicitation des usagers» assure la gestion du courrier dématérialisé, le traitement et la réponse aux courriels des usagers, ainsi que l'organisation, la conservation et la communication des archives. Le chef de ce pôle pilote et coordonne les activités, veille au suivi des délais de traitement et à la qualité des réponses apportées aux usagers. Le pôle «accueil et sécurité» est chargé de l'accueil physique du public et de la sécurité des locaux et des personnes. Le chef de pôle assure l'organisation de l'accueil, la coordination des dispositifs de sécurité. Il veille au respect des règles de sécurité et à la qualité de l'accueil. Il a en charge le point d'accueil numérique.
Composition et effectifs du service : 23 agents organisés en 2 pôles (2A: chef de bureau et adjoint; 2 B chefs de pôle et 17 C; et 2 agents de la direction des migrations et de l'intégration en hiérarchie fonctionnelle).
Liaisons hiérarchiques : Chef du bureau de l'accueil et de l'information et adjoint
Liaisons fonctionnelles : Tous les services du périmètre administration territorial de l'État des Yvelines et les collectivités territoriales.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaitre l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences juridiques / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - à acquérir
Savoir-faire
Savoir manager / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir gérer un projet / niveau initié - à acquérir
Savoir-être
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives
Vous avez vocation à consolider votre positionnement sur des fonctions à fort enjeu, avec un périmètre élargi et une reconnaissance accrue de votre expertise en matière de relations usagers, de qualité et de modernisation, pouvant mener à un poste à forte visibilité ou à une évolution statutaire. Ce poste prépare également au concours et examens professionnels.

Durée attendue sur le poste : 3 ans