Assistant·e de Direction -Dasp - Collectivite Territoriale de Martinique H/F - Etablissements publics locaux

Proche collaborateur (trice), rattaché (e) à la Directrice de l'Action Sociale et de la Proximité, vous serez chargé(e) d'assister un ou plusieurs cadres de la direction afin d'optimiser la gestion de leur activité.

. Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
· Traiter le courrier postal, électronique ainsi que les appels téléphoniques
· Assurer l'accueil téléphonique et physique de la
· Direction ainsi que des partenaires internes et externes
· Recueillir, sélectionner et traiter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la Direction
· Rédiger des notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature de la directrice, les reproduire et les diffuser
· Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
· Participer au suivi complet de dossiers ou d'évènements internes (organisation de séminaires, de déplacements, préparation de réunion, salons, réunions...).
· Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
· Gérer les agendas, assurer les prises de rendez-vous, planifier les réunions et déplacements des
cadres de la Direction
· Enregistrer et suivre le courrier Arrivée/Départ
Suivre la circulation des parapheurs
· Participer aux réunions,
· Prendre des notes,
· Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus,
· Classer et mettre à jour les fichiers et/ou dossiers,
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents,
· Diffuser les informations au sein de la direction
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des actions de la Direction.

Adjoint administratif dans un grade d'avancement ou rédacteur
Expérience souhaitée dans le domaine.
· Maîtrise de la gestion administrative
· Bonne connaissance des normes rédactionnelles
· Maitrise de la sténographie
· Connaissance des procédures administratives
· Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
· Maîtrise des techniques d'accueil
· Maîtrise des techniques de prise de notes
· Connaissance des techniques de numérisation
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence...)
· Maîtrise des outils bureautiques
· Maîtrise du processus décisionnel et des circuits de validation de la CTM
· Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités territoriales
· Connaissance des instances et processus de décision de la Collectivité
· Actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire
· Connaissance des techniques d'archivage des documents de référence
Maitrise des techniques de classement des documents, informations et fonds documentaires d'une activité.
· Rigueur
· Sens de l'organisation, des priorités,
· Réactivité
· Esprit de synthèse et d'analyse
· Méthode
· Discrétion
· Disponibilité
· Sens des relations humaines
· Sens de l'écoute
· Capacité d'adaptation