Adjointe - Adjoint en Gestion Administrative et Financière H/F - Université Grenoble Alpes

L'UFR PhITEM (Physique, Ingénierie, Terre, Environnement, Mécanique) est implantée géographiquement sur 3 sites : Campus et GreEN-ER (polygone scientifique) et à Valence. Son offre de formation comprend 3 licences professionnelles, 5 mentions de licences et 7 mentions de master. Elle accueille environ 1300 étudiants de la Licence 3 année au Master chaque année et compte 210 enseignants et assimilés et près de 500 enseignants vacataires. L'équipe administrative et technique de 36 personnels administratifs et techniques est composée d'une direction générale, d'un service formation, d'un pôle de plateformes de travaux pratiques, d'un pôle des ressources humaines et financières, d'un centre de ressources informatiques de proximité, et d'un pôle logistique et prévention.
Le budget (hors contrats) géré par l'UFR s'élève à 1.5 M€ (près de 900 commandes et missions par an).

Missions principales:

Au sein du pôle des ressources humaines et financières, composé de cinq personnes, et sous la responsabilité de son responsable, votre mission principale consiste à assurer la gestion financière des activités de l'UFR PhITEM, notamment le traitement des achats et des missions.

Activités principales :

- Veiller à la conformité réglementaire des achats et des missions et appliquer les règles comptables et financières en vigueur.

- Assurer la gestion des achats et des dépenses de la composante : création des fournisseurs, établissement des bons de commande avec l'imputation budgétaire appropriée, validation des services faits, suivi de la liquidation et justification des dépenses sur contrats.

- Gérer les missions et déplacements : création des missionnaires, réservation des transports et hébergements, établissement des ordres de mission, collecte des pièces justificatives, contrôle des états de frais et suivi des remboursements.

- Participer à la gestion des recettes : réalisation des virements budgétaires (recettes internes) et des demandes de facturation (recettes externes), création des tiers, suivi de la facturation et des paiements.

- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire sur le périmètre de gestion.

- Collecter, classer et archiver les pièces justificatives relatives à l'ensemble des opérations financières.

- Contribuer à la gestion et au suivi des immobilisations (fiches d'inventaire, entrées et sorties).

- Informer, conseiller et accompagner les personnels sur les procédures financières et les déplacements professionnels.

- Assurer l'interface entre la composante, les services centraux, les fournisseurs et les clients.

Rémunération :

A partir de 1823€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.

- Gestion financière et comptable publique : maîtrise du budget, des dépenses et recettes, connaissance de la réglementation des marchés publics et respect des règles juridiques et financières

- Maîtrise des outils de gestion : Excel, SIFAC (dépenses, recettes, reporting), NOTILUS (missions) et capacité à s'adapter à d'autres applications

- Conseil et application de la réglementation : capacité à informer et faire respecter les procédures comptables et financières

- Qualités relationnelles : écoute, accueil et interactions efficaces avec des interlocuteurs internes et externes (Direction des finances, fournisseurs, services de l'UFR)

- Rigueur et fiabilité

- Autonomie et organisation : planification, réactivité et gestion des priorités et urgences

- Esprit d'initiative et amélioration continue : proposer des méthodes de travail efficaces et contribuer à l'évolution des procédures

- Travail en équipe et communication