Receptionist & Facilites Assistant H/F - Robert Walters

Notre client est une société de gestion de fonds internationale présent historiquement à Londres avec un hub à Paris. Vous rejoindrez un environnement exigeant, structuré et à dimension globale.Dans le cadre de la croissance et de la structuration de ses activités en France, notre client, une société d'investissement internationale, souhaite renforcer son équipe Facilities & Office Management à Paris.

Le rôle combine deux dimensions clés : Réception & Facilities.
Le ou la candidat(e) retenu(e) interviendra comme support essentiel au bureau parisien, en coordination avec l'Office Manager et les équipes globales.

1. Réception & Accueil

* Accueillir, orienter et accompagner visiteurs, collaborateurs et partenaires.
* Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et dispatch des appels.
* Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier et des colis.
* Organiser les envois et retours (DHL, recommandés, etc.).
* Maintenir l'espace d'accueil propre, rangé et conforme aux standards de l'entreprise.
* Réaliser diverses tâches administratives ponctuelles.

2. Facilities & Support Opérationnel

* Gérer les badges d'accès et assurer le suivi des droits d'entrée au bureau.
* Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs : accueil, visite, activation des accès, présentation des outils internes.
* Gérer les prestataires : création de nouveaux vendors, coordination des interventions.
* Identifier les besoins d'entretien ou dysfonctionnements et alerter l'Office Manager.
* Collaborer avec les équipes techniques de l'immeuble pour les demandes de maintenance.
* Appuyer les équipes internes : commandes (cartes de visite, fournitures), réservations hôtels/restaurants, organisation logistique.
* Assurer la gestion des stocks (fournitures, espaces cuisine, consommables).
* Préparer, réinitialiser et maintenir les salles de réunion.
* Coordonner les déjeuners, réunions, évènements internes.
* Contribuer aux tâches ad hoc, incluant les remplacements ponctuels et le support Travel & Expenses.

Compétences techniques

* Première expérience en Réception, Office Management, Facilities, Assistanat ou Hôtellerie.
* Maîtrise professionnelle de l'anglais (environnement international).
* Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
* Connaissance des process courriers/coursiers et de la gestion de prestataires.

Compétences comportementales

* Sens aigu du service et de l'hospitalité.
* Attitude chaleureuse, positive et professionnelle.
* Excellente présentation et communication.
* Organisation, rigueur et gestion du multitâche.
* Proactivité, autonomie et capacité à anticiper les besoins.
* Réactivité et capacité à gérer les urgences.
* Fiabilité et ponctualité irréprochables.