Assistant Administratif H/F - Centre hospitalier Bretagne Atlantique

PRESENTATION DU DISPOSITIF
La prise en charge des personnes âgées repose sur l'organisation pluridisciplinaire autour des professionnels de soins libéraux, des structures sociales et médico-sociales, en lien avec le centre hospitalier de référence et les hôpitaux de proximité. Il en résulte la mise en place d'une organisation et de coopérations autour d'un parcours de santé coordonné qui comprend le soin et l'accompagnement. Cette organisation correspond à la filière de soins gériatrique qui doit garantir la cohérence ainsi que la graduation des soins et de l'accompagnement afin de répondre aux besoins de santé des personnes âgées en perte ou en risque de perte d'autonomie.
Le CHBA est l'établissement porteur de la filière gériatrique de Vannes-Auray, qui s'étend sur 90 communes du Sud-Est Morbihan.
Les missions de la filière

. Agir dans une logique « Parcours » et améliorer le parcours de santé de la personne âgée
. Développer une culture gériatrique commune (interconnaissance et travail en réseau)
. Raccourcir les durées d'hospitalisation (dispositifs extrahospitaliers, astreinte gériatrique, admissions directes, solutions post-hospitalisation...)
. Permettre aux patients âgés et aux professionnels de bénéficier d'avis et d'interventions spécifiques en gériatrie, d'un accès rapide à un plateau technique et d'un accompagnement de sortie d'hospitalisation.

Le CHBA, en collaboration avec les CPTS Gwened et Pays d'Auray, porte le dispositif d'astreinte IDE de nuit mutualisé.e en EHPAD pour lequel des missions de gestion générale et administrative sont nécessaires.

L'astreinte, assurée par des infirmière.s libérale.s, se découpe en 2 grand secteurs : Vannes avec 22 EHPAD (répartis en deux zones Est et Ouest) et Auray avec 12 EHPAD.

L'assistant.e administrati.f.ve participe au bon fonctionnement de l'activité en lien étroit avec les CPTS, les EHPAD et les infirmièr.e.s libéral.e.s.

ACTIVITES PERMANENTES

- Accueil téléphonique/orientation pour les EHPAD et les IDELs : être l'interlocuteur quotidien sur les questions administratives en lien si nécessaire avec la coordinatrice et le directeur de la filière gériatrique ainsi qu'avec les CPTS
- Veille sur les plannings : vérifier que les vacations sont assurées via le logiciel Citana
- Contact du vivier d'IDEls si créneaux non assurés et communication auprès des EHPAD si nécessaire
- Veille sur la traçabilité : s'assurer que les appels et les interventions des IDEls sont tracés sur le logiciel Citana
- Réception et suivi des facturations puis vérification de la rétribution des IDEls en lien avec le service facturation et recouvrement
- Panification des réunions liées au dispositif (réunions de coordination avec les CPTS et/ou les IDELs, réunions bilans avec les EHPAD etc.)
- Suivi des conventions de partenariat entre le CHBA, les CPTS et les EHPAD ainsi que des conventions relatives aux interventions des IDEls dans chaque EHPAD
- Communication et diffusion d'information liées au dispositif auprès des différents acteurs

COMPETENCES ET APTITUDES SOUHAITEES

· Grande capacité d'adaptation

· Travail en équipe

· Sens de la communication et du relationnel

· Disponibilité

· Discrétion, écoute

· Respect des règles de confidentialité (secret médical)

· Rigueur, organisation

· Prise d'initiative et autonomie

· Ponctualité

DIPLÔMES ET EXPERIENCES

Diplôme de secrétariat et/ou expérience(s) professionnelle(s) dans des fonctions similaire(s)

Une expérience en milieu hospitalier, social ou médico-social serait appréciée.