Gestionnaire Approvisionnement H/F - Hôptal NOVO

La direction des Achats et de la Logistique (DAL) de l'Hôpital NOVO prend en charge tous les achats hôteliers et logistiques essentiels au bon fonctionnement de notre établissement. Notre équipe est composée de gestionnaires dévoués, compétents et passionnés qui s'occupent des commandes et des règlements. Nous formons un service dynamique où règne une atmosphère de collaboration et d'entraide. Ensemble, nous veillons à fournir les meilleures solutions d'approvisionnement pour répondre aux besoins de notre hôpital.

Placé sous la responsabilité du responsable des gestionnaires commandes/liquidations du site de Beaumont, vous assurez la mise en oeuvre du processus approvisionnement en veillant au respect de chacune des étapes visant à fournir les produits et les prestations aptes à satisfaire les besoins exprimés des utilisateurs : passation des commandes, réception, distribution et liquidation (mandatement géré par la Direction des Affaires Financières et paiement par le Trésor public). Vous veillez à la bonne exécution des procédures dans le cadre de la certification des comptes (intégration des données produits et fournisseurs dans le logiciel de gestion, gestion et traitement des données de facturation, gestion des litiges, gestion des contrats et éventuelles actions correctives à mener auprès des différents interlocuteurs). Vous assurez la polyvalence avec les autres gestionnaires du service pour garantir la continuité d'activité.

- Evaluer et suivre les besoins en lien avec les services utilisateurs, les experts métiers, les prescripteurs, les acheteurs, le responsable achats et la cellule marchés publics

- Appliquer et intégrer dans le logiciel de gestion économique et financière les procédures réglementaires en amont (données fournisseurs et produits)

- Effectuer les demandes de devis

- Réaliser les bons de commande dans le logiciel GEF (sous couvert du coordonnateur gestionnaires, des acheteurs, responsable achats, directeur achats et logistique)

- Vérifier l'imputation comptable : affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget, marché...)

- Suivre les livraisons en collaboration avec le service utilisateur : appels auprès des fournisseurs, problème de facturation, traitement des contentieux, litiges, application des pénalités, etc.

- Vérifier avec les différents acteurs le « service fait » et effectuer les réceptions informatiques

- Réceptionner les factures (et téléchargement via le portail Chorus Pro selon les procédures mises en place)

- Contrôler les factures par rapport aux marchés ou devis et les rapprocher des différentes pièces du dossier : devis, bons de commandes, bons de livraison/rapports d'interventions, etc.

- Liquider les factures sur le logiciel GEF dans le respect du délai de paiement légal

- Transmettre à la Direction des Affaires Financières les factures à mandater, les pièces justificatives et les pièces comptables nécessaires au déclenchement des titres de recettes

- Suivre et contrôler l'exécution des marchés en lien avec les acheteurs et experts métiers du segment concerné

- Elaborer et mettre en place les tableaux de bord dans le cadre du suivi de l'évolution des dépenses (pour assurer le respect des crédits autorisés) : suivi des comptes, contrôle et analyse des données comptables...

- Classement et archivage des pièces comptables selon la procédure en vigueur

- Mettre à jour le tableau de suivi des commandes afin d'améliorer la gestion des litiges

- Divers :

Saisie de la mise à jour du fichier articles en cas de révision des prix

Aide à la recherche d'article

Participe à la continuité du processus appro/ commande/ du service en cas de nécessité (remplacement pendant absences ou congés)

Participe aux projets du service ; actualisation des processus dans le cadre de la certification des comptes, rédaction des procédures du process appro, etc